O processo de registro de ocorrências serve para a instituição controlar qualquer tipo de ocorrência dentro da vida acadêmica do aluno e de qualquer outra pessoa relacionada à instituição.
Este processo é dividido em três estágios:
| 1. | Cadastro do tipo da ocorrência |
| 2. | Cadastro de ocorrências fixas (opcional) |
| 3. | Registro da ocorrência |
| 1. | Cadastro do tipo de ocorrência |
O tipo de ocorrência é o que possibilita diferenciar e identificar as ocorrências registradas para um aluno ou pessoa. Sempre que for registrada uma ocorrência para uma pessoa, é obrigatório informar o tipo de ocorrência.
Exemplos de tipos de ocorrência:
| • | Advertência |
| • | Suspensão |
| • | Ausência no Conselho de Classe |
| • | Falta não Justificada |
| • | Cobrança Financeira |
Para cada tipo de ocorrência cadastrado, poderão ser incluídos os perfis de usuário que poderão ter acesso a ocorrência. Se não for informado nenhum perfil, todos os usuários que tiverem acesso a funcionalidade de registro de ocorrências poderão estar cadastrando ocorrências deste tipo, caso contrário, somente os perfis indicados poderão fazer a inclusão da ocorrência. Esse tipo de recurso pode ser utilizado, por exemplo, para separar os tipos de ocorrência que a secretaria e que o financeiro poderão registrar.
Também é possível indicar se o aluno poderá visualizar as ocorrências deste tipo na central do aluno, através do campo “Disponível na central do aluno”.
| 2. | Cadastro de ocorrências fixas |
O cadastro de ocorrências fixas serve para facilitar o registro das ocorrências mais comuns. Seu cadastro não é obrigatório para o registro das ocorrências.
Exemplo de uma ocorrência fixa:
Descrição: Sem uniforme
Ocorrência Fixa: O aluno veio sem o uniforme escolar.
Neste caso, ao registrar a ocorrência para o aluno e informar a ocorrência fixa “Sem uniforme”, o sistema automaticamente preencherá a ocorrência com a informação “O aluno veio sem o uniforme escolar”, evitando que o usuário precise digitar e mantendo uma padronização dos registros.
Ao cadastrar a ocorrência fixa, é obrigatório informar um tipo de ocorrência, que deverá estar previamente cadastrado.
É possível marcar a opção “Ocorrência negativa”, onde esta informação poderá ser utilizada em relatórios para identificar as ocorrências negativamente.
| 3. | Registro da ocorrência |
O registro das ocorrências pode ser realizado pela secretaria, pelo coordenador e pelo professor de uma turma. O processo de registro de ocorrências pode ser realizado em lote, ou seja, pode ser cadastrada a mesma ocorrência para mais de um aluno ao mesmo tempo.
Para registrar ocorrências, deve-se abrir a tela de consulta de ocorrências e clicar no botão novo, que direcionará o usuário para a tela de registro da ocorrências.
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Tela de consulta de ocorrência
A tela de registro de ocorrências é dividida em três partes, os filtros, a ocorrência e a seleção de pessoas.
Tela de registro de ocorrência na central do professor
Filtros:
Os filtros da tela de ocorrência variam de acordo com as permissões do usuário. Se o usuário tiver permissões de professor, são apresentados os filtros de período letivo, curso, turma e disciplina.
A caixa de seleção de período letivo somente apresenta os períodos letivos em que o professor lecionou, leciona ou selecionará alguma disciplina, desde que haja cronograma de aula para esta disciplina e que o professor esteja vinculado a ele.
As caixas de seleção de curso, turma e disciplina apresentam os cursos em que o professor lecionou, leciona ou lecionará alguma disciplina dentro do período letivo informado no filtro de período letivo.
Filtros usados para pesquisa de pessoas. Estes filtros estão disponíveis na central do professor
Ocorrências:
Na caixa de seleção ocorrência fixa são exibidos os modelos de ocorrência pré-definidos pela instituição. Quando o usuário seleciona uma ocorrência fixa, o sistema automaticamente preenche a caixa de seleção tipo de ocorrência com o tipo correspondente à ocorrência fixa selecionada.
O usuário poderá aplicar um destes modelos para a(s) pessoa(s) selecionada(s), bastando que, para isso o usuário clique no botão adicionar ocorrência que fica ao a direita da caixa de seleção ocorrência fixa.
Se o usuário optar por não usar uma ocorrência fixa, ele deve selecionar um tipo de ocorrência na caixa de seleção tipo de ocorrência e digitar a ocorrência de próprio punho, no campo de texto ocorrência.
O campo de data de ocorrência deve ser preenchido com a data atual ou uma data menor do que a data atual, já o campo de texto período é apenas informativo, onde o usuário pode preencher o número do bimestre, trimestre, etc em que a ocorrência ocorreu ou ocorrerá.
Após preencher a ocorrência o usuário deve selecionar as pessoas na qual serão aplicadas as ocorrências e clicar no botão gravar.
Filtros de ocorrência e marcação de pessoas.
O sistema permite ainda controlar as ocorrências de forma que somente quem cadastrou a ocorrência, possa editar ou excluir a mesma. Para o usuário poder alterar ou excluir ocorrências cadastradas por outras pessoas, o mesmo deverá ter a permissão Permite o usuário alterar todas as ocorrências (ALTER_TODAS_PESSOA_OCORRENCIAS) nos processos do perfil de usuário no módulo Security.
Caso o usuário tenha permissão, ao acessar a tela de ocorrências da pessoa, na coluna de Editar aparecerá o desenho do “Lápis”, onde ao clicar será aberta a mesma tela do registro de ocorrência, onde será possível efetuar alterações e gravar novamente ou então excluir a informação.
Se o usuário não tiver permissão, ao invés de aparecer o “Lápis”, aparecerá um “Cadeado”, onde ao clicar será aberta a tela de registro de ocorrências, porém não será possível alterar nenhuma informação e nem excluir o registro.