Configurações Prévias
O processo de Trancamento de Matrícula está sujeito a algumas regras definidas pela Instituição. Estas regras são parametrizadas através do item “Regras de matrícula” do menu Acadêmico/Configurações, conforme mostrado na tela abaixo:
Se marcada a opção “Bloquear trancamento de curso por pendência financeira”, o sistema não permitirá o trancamento de matrícula para alunos que tenham parcelas em aberto.
A opção “Considerar parcelas de renegociação em trancamento de curso” indica que na verificação das pendências financeiras serão consideradas as parcelas referentes a eventuais renegociações vinculadas ao aluno.
Há Instituições de ensino que permitem o trancamento de matrícula somente para os alunos cujas disciplinas tenham situação de resultado “Cursando”. O sistema oferece a opção “Permite trancar disciplina com nota e/ou situação de resultado diferente de cursando”, ou seja, trancará disciplinas com notas digitadas ou médias calculadas e situação de resultado aprovada / reprovada ou situações diferentes de cursando.
Se utilizar a opção “Ao desfazer processo de trancamento retornar à posição financeira antes do mesmo”, ao desfazer o trancamento da matrícula todas as suas pendências financeiras voltarão ao estado que estavam antes de iniciar o processo.
Na opção “Ação a ser tomada no financeiro em caso de realizar o trancamento de curso”,
é possível escolher o impacto que o trancamento ocasionará na parte financeira do aluno, conforme mostrado a seguir:
Opções possíveis:
| ▪ | Inativa parcelas e boletos em aberto do(s) contratos(s) do aluno; |
| ▪ | Inativa parcelas e boletos em aberto a vencer do(s) contrato(s); |
| ▪ | Não altera financeiro; |
| ▪ | Inativa parcelas e boletos em aberto do ingresso; |
| ▪ | Inativa parcelas e boletos em aberto a vencer do ingresso. |
Ainda na parte de configuração das regras para trancamento há necessidade de se configurar também:
| • | Quantidade mínima de créditos para solicitar o trancamento de curso; |
| • | Máximo de períodos letivos que podem ser trancados; |
| • | Máximo de períodos letivos que podem ser solicitados por vez; |
| • | Número de períodos letivos que precisa ter cursado para trancar. |
Na última configuração, “Motivo para trancamento”, é possível informar o motivo padrão do trancamento entre os motivos previamente cadastrados, de modo que ao abrir a tela de trancamento este motivo escolhido seja automaticamente carregado.
O processo de efetivação do trancamento poderá ser acessado através do item “Operações\Matrículas\Trancamento” do menu Acadêmico e pode ser realizado para trancamento da matrícula no curso, na disciplina ou para trancamento automático, conforme mostrado a seguir:
Trancamento de matrícula no curso
A tela de trancamento de curso possibilita pesquisar o aluno cuja matrícula deverá ser trancada no curso, pelos seguintes filtros: Período letivo, código do aluno no curso, aluno e curso.
Ao selecionar o aluno desejado será disponibilizada a tela abaixo:
Nesta tela será informado o código do aluno no curso, o nome do aluno, a descrição do curso e serão solicitadas algumas informações complementares necessárias para efetuar o trancamento, tais como data de registro do trancamento, motivo do trancamento, período letivo a ser trancado, a situação que o aluno ficará na turma e nas disciplinas que não concluiu e outras informações importantes sobre a efetuação do trancamento do curso do aluno.
Após informar todos esses dados o processo será disparado através do botão “Trancar”, obedecendo a todas as regras previamente definidas para trancamento como mostra no início deste documento. Havendo alunos ou candidatos em espera para matrícula os mesmos serão inscritos automaticamente, aproveitando a vaga aberta pelo trancamento.
Trancamento de matrícula na disciplina
Na tela de trancamento de matrícula em uma disciplina, é possível selecionar o aluno/disciplina por período letivo, código do aluno no curso, aluno, disciplina, turma principal, turma/disciplina, curso e situação de resultado cursando.
Selecionados o aluno e a disciplina cuja matrícula deve ser trancada, o sistema disponibiliza a tela abaixo para disparar o processo:
Nesta tela será possível visualizar o código do aluno no curso, o nome do aluno, a turma, a fase da turma, o curso e a serão solicitadas algumas informações adicionais para permitir a correta execução do processo : data do trancamento, motivo do trancamento, situação final das disciplinas não concluídas e “observações”.
Ao efetuar o trancamento da matricula em uma determinada disciplina, o sistema alterará a situação do aluno na disciplina para “Trancado” , alterará a situação de resultado para “Cursando” e incluirá a data de saída na matrícula.
Trancamento automático de matrículas
O processo de “Trancamento Automático” efetua o trancamento de matrículas no curso, independente de solicitação, para alunos cuja inadimplência seja superior a “xx” dias a partir de uma determinada data de referência.
Para encontrar a matrícula para trancamento, é necessário que no contrato tenha títulos gerados.
Na tela mostrada abaixo constam as informações necessárias para este tipo de trancamento:
Também é possível selecionar um relatório para ser impresso ao final do processo.
Outra funcionalidade disponível nesta tela é a que possibilita o envio de e-mails para os alunos dos quais a matrícula foi trancada, conforme mostra a figura abaixo:
Ao efetuar o trancamento das matrículas será disparado um processo, que alterará a situação de todas as matrículas dos alunos que foram filtrados para situação “Trancada”, registrando a sua respectiva data de saída. Para a vida financeira do aluno serão observadas as mesmas regras estabelecidas nas padronizações financeiras das regras de matrícula relativas a “Trancamento de curso”.