Um dos principais documentos emitidos na secretaria acadêmica de qualquer instituição de ensino é o histórico escolar.
Para os cursos que são configurados para trabalhar com grade curricular, esses relatórios são emitidos através da lista de “Relatórios Diversos” sem a necessidade de executar algum processo anterior.
Mas para cursos que não utilizam a estrutura de grade curricular, há um processo no sistema chamado “Emissão de históricos” que deve ser utilizado para o preenchimento das informações que serão utilizadas na emissão desse tipo de documento.
A seguir, serão apresentadas as configurações necessárias para a execução desse processo:
1. Através da funcionalidade “Configurações de histórico”, são definidos os parâmetros gerais para a impressão do histórico, conforme imagem abaixo:
*Disciplinas do histórico: define como serão as disciplinas impressas, possuindo 3 tipos fixos: Grade curricular – as disciplinas impressas serão geradas de acordo com as disciplinas que constam na grade curricular do aluno.
Disciplinas cursadas – todas as disciplinas que o aluno cursou, independente da situação de resultado do aluno na disciplina.
Disciplinas cursadas aprovadas – todas as disciplinas que o aluno cursou e obteve situação de resultado de aprovação.
*Situação de resultado: define se a situação de resultado apresentada no relatório virá de forma abreviada ou completa. Exemplo: APR ou Aprovado.
*Titulação do professor: define se a titulação do professor apresentada no relatório virá de forma abreviada ou completa. Exemplo: Dr ou Doutor.
*Exibir disciplina(s) reprovada(s) na fase: se estiver marcado são apresentadas as disciplinas reprovadas na fase, caso contrário, estas disciplinas são ignoradas, e apenas as demais são mostradas.
*Tipo de aprovação: se selecionada por disciplina verifica a situação de resultado do aluno dentro da disciplina para validar as disciplinas apresentadas de acordo com as regras já definidas. Caso seja selecionado por fase considera a situação de resultado do aluno na fase cursada, para isso leva em conta todas as disciplinas cursadas. Exemplo: Se o aluno estiver reprovado em uma disciplina, estará reprovado na fase.
*Sem frequência: determina o que será apresentado no histórico caso não exista frequência.
*Resultado da validação: determina como é apresentada a situação de resultado para disciplinas validadas do aluno.
*Resultado não cursadas: determina como é apresentada a situação de resultado para disciplinas não cursadas do aluno.
*Descrição sem matrícula/validação: determina como é apresentada a situação de resultado quando não há matrícula/validação na disciplina.
*Imprime Disciplinas Isoladas: imprime as disciplinas validadas separadamente das demais disciplinas cursadas pelo aluno.
*Legenda para notas: como serão apresentadas as notas no histórico em determinadas situações.
Cursando – caso o aluno ainda esteja cursando determinada disciplina, é mostrado onde viria a nota do aluno a informação descrita neste campo.
*Não cursado: caso o aluno ainda não tenha cursado determinada disciplina, é mostrado onde viria nota do aluno a informação descrita neste campo.
*Reprovado: caso o aluno tenha situação de reprovação em determinada disciplina, é mostrado no relatório a informação descrita neste campo, ao invés da nota.
2. Nos parâmetros do sub-nível de ensino, deve-se selecionar qual será o grupo de relatórios que contém os modelos de históricos que serão selecionados durante o processo de emissão:
3. Em cada disciplina da matrícula do aluno, é possível informar se a disciplina deverá ser impressa ou não no histórico:
Com isso, é possível filtrar determinada disciplina extra-curricular que não deve aparecer no histórico. Para indicar essa informação na disciplina, deve-se acessar o link “+info” e desmarcar o campo “Imprimir no histórico”. Como padrão esse campo já vem habilitado para impressão quando é realizada a matrícula.
Ao finalizar as configurações para a emissão do histórico, pode-se acessar a rotina 'Emissão do histórico”:
*Filtrar: É possível fazer essa emissão filtrando por curso, turma ou por aluno.
*Modelo de histórico: lista de relatórios pertencentes ao grupo configurado nos parâmetros do sub-nível de ensino. Lista todos os relatórios que podem ser emitidos na rotina, se as devidas configurações estiverem corretas.
*Alunos ativos: quando marcado, serão filtrados somente os alunos ativos durante a geração do histórico, caso contrário, lista todos os alunos.
*Alunos formados: quando marcado, serão filtrados somente alunos formados no curso, caso contrário lista todos os alunos, incluindo aqueles que ainda estão cursando.
*Atualizar informações do histórico: define se as informações do histórico serão atualizadas antes da emissão ou se será emitida apenas a 2a via do histórico com as mesmas informações já armazenadas no processo do histórico.
Após selecionar as opções desejadas, deve-se clicar no botão “Gerar histórico” para execução do histórico selecionado.
Observações Técnicas:
| a) | Deve possuir notas digitadas e média calculada, , caso não possua e gerar impressão histórico a situação é marcada com 'Não cursado'. |
| b) | Quando opção “Atualizar informações do histórico” estiver habilitada, o sistema vai alimentar a tabela TB_IMPRESSAO_HISTORICO, que será utilizada posteriormente em emissão de 2a via. |