Baixas manuais

Para instituições que utilizam o módulo financeiro, o sistema disponibiliza uma rotina que permite realizar a baixa de parcelas de forma manual, através da rotina de Baixas manuais. Esta rotina é utilizada normalmente por instituições que trabalham com tesouraria.

Menu: consulta de parcelas > opção Pagar, quanto pelo menu de Operações > Baixas manuais:

Ao clicar nesta opção, a tela expandida é inicialmente exibida apenas com o campo 'Período Letivo' preenchido, que, nesse caso, corresponde ao período letivo padrão configurado nas configurações do módulo. Os demais campos de filtros para a pesquisa são apresentados em branco, conforme a imagem abaixo.

Na rotina de baixas manuais existem diversas possibilidades de pesquisa de parcelas, e também, de pagamento das mesmas. Para saber mais a respeito dos filtros e das funções disponíveis na rotina de baixas manuais de parcelas, clique nas abas abaixo:

Filtros principais para consulta de parcelas

Ao abrir a tela de Baixas manuais, deve-se informar pelo menos um dos filtros principais para realizar a pesquisa de parcelas, seja por período letivo, por aluno ou responsável:

Período letivo: é opcional o preenchimento do período letivo, mas recomenda-se que preencha este campo de filtro, para que a pesquisa seja realizada de forma mais ágil, apresentando parcelas pertinentes ao período letivo.
Aluno: pode-se realizar a pesquisa filtrando parcelas de um aluno específico.
Responsável: pode-se pesquisar parcelas vinculadas a um responsável específico.
Código de barras/Linha digitável : Ao clicar neste ícone, o sistema exibirá uma tela para que seja informado o código de barras, podendo digitar manualmente ou utilizar um leitor de código de barras, que quando realiza a leitura do código, já escreve a linha digitável no campo e pesquisa automaticamente. Abaixo é apresentado a tela disponibilizada para realizar a consulta via código de barras:

Mais filtros

Além dos filtros principais, ao clicar na opção “Mais Filtros”, são disponibilizados mais campos que podem ser preenchidos para aprimorar a busca na consulta de parcelas.

Os campos disponibilizados em tela ao clicar no “Mais Filtros” são os seguintes:

Contrato financeiro: pode-se filtrar parcelas vinculadas a um contrato financeiro específico.
Turma: pode-se filtrar todas as parcelas de alunos vinculados a uma turma, de um período letivo específico.
Curso: pode-se filtrar todas as parcelas de alunos vinculados a um determinado curso no período letivo informado no campo de filtro acima.
Vencimento inicial e final: pode-se realizar uma pesquisa de parcelas que estão dentre um intervalo específico de datas de vencimento, e para isso, recomenda-se informar o período letivo e, por fim, preencher os campos de data de vencimento inicial e final.
Data de geração inicial e final: pode-se filtrar parcelas dentre um determinado intervalo de datas referente ao período que estas foram geradas no módulo financeiro.
Conta financeira: a funcionalidade ainda permite realizar a pesquisa de parcelas vinculadas a determinada conta financeira, para então posteriormente serem baixadas manualmente.
Ocorrência financeira: pode-se buscar parcelas específicas que possuam vínculo com uma ocorrência financeira.
Situação de pagamento: pode-se consultar parcelas de um período letivo específico que encontram-se com determinada situação de pagamento. Pode-se utilizar as seguintes situações de filtro: “Todas”, “Aberta - sem pagamento”, “Aberta - paga parcialmente” e “Totalmente pagas”.
N° da parcela: pode-se realizar a busca de todas as parcelas de número 1 do período letivo 2019/1 por exemplo.
Nosso número (sem DV): pode-se realizar pesquisas de parcelas pela informação de nosso número pertencente ao título gerado para a parcela.
ID da parcela: pode-se informar o ID da parcela.

Ao pesquisar as parcelas, a tela já realiza a divisão de parcelas em aberto e pagas. Estas informações serão detalhadas nas abas abaixo.

Aba Parcelas em aberto

Na aba Parcelas em aberto, serão apresentadas todas as parcelas em aberto de acordo com os filtros informados. No exemplo abaixo, as parcelas apresentadas referem-se as parcelas de um aluno.

Além das informações gerais das parcelas, pode-se visualizar as informações detalhadas ao clicar na seta, que está localizada ao lado de “Opções”.

Para realizar o pagamento de uma ou mais parcelas, deve-se marcar a caixinha de seleção das parcelas desejadas e clicar no botão Realizar pagamento.

Detalhamento dos campos:

Data de pagamento: neste campo é informado a data de pagamento das parcelas selecionadas. Por padrão, o campo será preenchido de forma automática com a data atual, porém, pode-se informar uma data retroativa, caso as parcelas selecionadas foram pagas em data retroativa. Ao alterar a data de pagamento manualmente, o sistema recalculará os descontos, acréscimos, valor líquido, juros, indexadores, multas e valor devido.
Número de parcelas a pagar: neste campo é informada a quantidade de parcelas selecionadas para pagamento. Este campo é preenchido de forma automática pelo sistema.
Total saldo: neste campo é informado o valor total para pagamento, conforme a quantidade de parcelas selecionadas para pagamento.
Total a pagar: neste campo é informado o total a pagar, somando taxas aplicadas à parcela, ou aplicando descontos.
Realizar pagamento: ao clicar no botão realizar pagamento, o sistema apresentará uma janela para o preenchimento das informações de pagamento. Mais informações serão detalhadas na aba abaixo.

Observações:

Se a parcela foi baixada com um tipo de baixa no qual tenha uma conta bancária vinculada, e nesta conta bancária a data do saldo inicial for uma data maior que a data que se deseja realizar o pagamento, a baixa da parcela será bloqueada, e então, deverá escolher outro tipo de baixa ou alterar a data inicial na conta bancária.
Se o tipo de baixa que está sendo utilizado para realizar o pagamento está vinculado ao pagamento Online, nas configurações do financeiro > aba Pagamento Online, ao confirmar o pagamento, o sistema fará uma requisição ao serviço de pagamento utilizado pela instituição de ensino para realização do pagamento online.

Botão Realizar pagamento

Ao clicar no botão realizar pagamento, o sistema apresentará uma janela para o preenchimento das informações de pagamento. Nesta janela o sistema apresentará os valores selecionados para pagamento:

Nesta tela, apenas alguns campos não podem sem alterados, são eles: Data de pagamento, Valor de saldo, Valor do pagamento e Troco. Os demais, é possível alterar conforme necessidade (Multa, Desconto, etc.).

As rotinas disponíveis para pagamento são as mesmas utilizadas na rotina de consulta de parcelas. Desta forma, deve-se acessar a documentação Pagar parcelas para saber mais sobre a rotina de pagamentos/baixas.

Observações:

É possível que o tesoureiro altere os valores de multa, descontos, juros, entre outros. Para isso, é necessário que o mesmo possua permissões para estes processos.
Com outra permissão especial, além de alterações nos valores de pagamento, é possível também que o tesoureiro baixe parcelas que possuam ocorrência financeira que bloqueia a baixa das parcelas.
Para conceder estas permissões, deve-se acessar a aplicação Security > Opção de menu Perfil de usuário > Escolher o Perfil e módulo > Escolher o Tipo “Processo” > Habilitar o acesso em todas as funções abaixo:

Para imprimir comprovante de pagamento, deve-se definir o grupo de relatórios para comprovantes nas Configurações do módulo > aba Financeiro, tornando possível a seleção de um relatório de comprovante no processo de baixa de parcelas.

Aba Parcelas pagas

Na aba de parcelas pagas, pode-se visualizar informações referentes aos pagamentos realizados das parcelas de acordo com os filtros informados. Nesta aba, é possível realizar a reimpressão de comprovantes de pagamentos, visualizar mais detalhes das parcelas, e estornar pagamentos.

No exemplo abaixo, as parcelas apresentadas referem-se as parcelas de um aluno:

Abaixo, segue um detalhamento de cada funcionalidade disponível nesta aba:

Estornar recebimentos: Caso deseja-se realizar o estorno de uma ou mais parcelas, deve-se marcar a caixinha de seleção das parcelas desejadas e clicar no botão Estornar recebimentos. Ao clicar, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação de estorno, então, deve-se clicar em “OK” para prosseguir, e “Cancelar” para voltar à tela anterior.
Imprimir comprovantes: Para realizar a impressão do comprovante da parcela selecionada, deve-se marcar a caixinha de seleção das parcelas desejadas e clicar no botão Imprimir comprovantes. Ao clicar, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação de impressão, então, deve-se clicar em “OK” para prosseguir, e “Cancelar” para voltar à tela anterior.
Detalhes da parcela: ao clicar neste ícone, poderá visualizar as informações detalhadas de cada parcela.
Vincular/Desvincular cheques ao pagamento: ao clicar neste ícone, poderá vincular ou desvincular cheques ao pagamento da(s) parcela(s) selecionada(s).
Vincular/Desvincular ocorrências a parcela: ao clicar neste ícone, poderá vincular ou desvincular ocorrências a(s) parcela(s) selecionada(s).

Informações:

Se a parcela foi baixada com um tipo de baixa no qual tenha uma conta bancária vinculada, será registrada uma movimentação bancária nesta conta bancária > aba Movimentação.
Após realizar o estorno, é inserido um registro de movimentação na tela de movimentação bancária com as devidas informações e valores, atualizando o saldo atual da conta bancária.

Se a parcela foi baixada com um tipo de baixa no qual tenha uma conta bancária vinculada, e nesta conta bancária a data do saldo inicial for uma data maior que a data que se deseja estornar a parcela, o estorno será bloqueado, e então, deverá escolher outro tipo de baixa ou alterar a data inicial na conta bancária.

Processos executados na baixa da parcela

Ao realizar a baixa de parcelas, o sistema pode executar diversos processos internos:

Efetivação de matrícula, desde que a inscrição/pré-matrícula esteja configurada para efetivação na baixa de parcela;
Inativação de ocorrências financeiras, desde que a ocorrência esteja configurada para inativar na baixa da parcela;
Remoção de pendência financeira do ingresso do aluno.

Estorno de recebimentos

O estorno de recebimentos não é permitido nas seguintes condições:

Se os recebimentos que o usuário deseja estornar foram contabilizados;
Se os recebimentos que o usuário deseja estornar foram baixados com 100% de desconto;
Se os recebimentos que o usuário deseja estornar foram baixados pela rotina de baixa automática e o usuário não possui permissão para estornar baixas automáticas;
Se os recebimentos que o usuário deseja estornar possuem RPS/NFSE emitidas e nas configurações de NFSE a forma de envio das RPS/NFSE está configurada como recebimento. Neste caso, o sistema exibirá um log (detalhamento de registros de ocorrências).

Destaques nas parcelas

Nas configurações de tipos de baixa, pode-se configurar se as parcelas serão apresentadas de forma destacada no momento de serem listadas em uma consulta de parcelas:

Observação: Quando a parcela for baixada com tipo de baixa que está parametrizado para destacar parcela, na relação de parcelas pagas, esta será apresentada em destaque, conforme exemplo abaixo:

Caso ocorra o pagamento parcial desta, a mesma ficará em destaque na aba de parcelas em aberto e parcelas pagas. E quando utilizado diversas formas de pagamento, e uma dessas formas é um tipo de baixa que destaca parcela, na aba de parcelas pagas, todas as formas de pagamento usadas nas parcelas ficarão em destaque.

Quando uma parcela for baixada utilizando um tipo de baixa que esteja configurado o destaque, habilitará a opção de remover ou inserir o destaque na parcela.

Para remover ou incluir destaque nas parcelas, deve-se clicar no ícone de etiqueta, conforme exemplo abaixo: