Configurações do sistema para o EAD

O primeiro passo é acessar no sistema o módulo “Administração Security”, acessar o menu Unidades > Cadastro. Nesta opção serão configurados as unidades que irão trabalhar por conceito de unidade ou por conceito de polo. Quando a IE for utilizar polos, ao realizar o cadastro do grupo, deverá selecionar a opção “Grupo de unidades utilizado para polos”. Com isso será habilitado a aba polos, para que sejam cadastrados os polos do grupo.


Na aba de polos basta informar o código de cada polo e o respectivo nome, após isso clicar no botão gravar, para que os dados sejam salvos.

Após realizado o cadastro dos polos, é necessário liberar o acesso para os perfis que utilizam os polos. Este processo é realizado ainda na aplicação de segurança, acessando o menu Permissões de acesso > Usuários. Ao acessar o menu indicado, deve-se pesquisar e selecionar o usuário.
São apresentadas em tela as permissões de unidades para o usuário na aba “Unidades com perfil”, nesta aba no campo “unidade” selecionar os polos que o usuário pode acessar, e no campo “perfil usuário”, selecionar o perfil de acesso do usuário.

Após realizado esse processo o acesso ao polo é liberado para o usuário. Ao realizar o acesso no sistema e acessar esse polo, no campo de unidade/polo será apresentado o polo.

Quando o acesso for a uma unidade, não utilizando assim as configurações referente a polo, será apresentado o identificador como unidade.

Ao acessar um Polo, o sistema irá respeitar as configurações do compartilhamento de “TurmaPolo”, tanto para o cadastro das turmas quanto para os demais processos acadêmicos que envolvam as turmas. Por padrão esse compartilhamento estará com o valor “Unidades do mesmo grupo”, ou seja, o sistema compartilhará as turmas entre as unidades/polos de um determinado grupo de unidades. Mas também é possível trabalhar com as demais configurações disponíveis de compartilhamento para compartilhar entre “Todas as unidades”/polos cadastradas no sistema ou não compartilhar os dados entre as unidades usando a opção “Somente unidade criadora”

Como exemplo, conforme configurado acima o compartilhamento de turma está como “Todas as unidades do mesmo grupo”. Portanto ao acessar um polo, acessar o menu de cadastro de turmas, pesquisando por todas as turmas sem informar o polo, o sistema irá:

1. Verificar se o curso está disponível para o polo acessado;
2. Verificar o compartilhamento por grupo;
3. Apresentar na tela de pesquisa todas as turmas em que o curso esteja sendo ofertado para os polos do mesmo grupo;
4. Se houver turmas que sejam do mesmo grupo, porém o curso não está sendo ofertado no polo, a turma não será apresentada.

No exemplo abaixo, ao acessar o polo 1, e realizar a pesquisa trouxe as turmas do polo 1 e 2 que estão sendo ofertadas o curso nos polos do mesmo grupo (Polo 1,2,3 e 4).

Porém ao acessar o polo 4 que é do mesmo grupo, e pesquisar por turmas, não serão apresentadas as turmas, pois o curso não está sendo ofertado para o polo acessado.

Visualização de movimento de todos os polos: Para ter uma visão completa das matrículas e movimentações de todos os polos, sem alterar o polo, pode-se criar uma cópia do módulo acadêmico do EAD e configurar o mesmo para não aplicar filtro de unidades. Para esta configuração, solicite apoio ao suporte da Edusoft.

Regras para configuração do compartilhamento de dados

Para instituições de ensino que trabalham na modalidade de ensino à distância e utilizam polos de ensino, as configurações (informações compartilhadas) de cadastros e movimentos do sistema (abaixo) não podem estar configuradas em um nível mais restrito que o nível do compartilhamento TurmaPolo.
Ex.: Se o compartilhamento TurmaPolo for por “unidades do mesmo grupo”, o compartilhamento de FormaIngresso não poderá ser por “somente por unidade”.

• Parâmetros que devem respeitar a regra:
  
  • TipoDisciplina;
  • PadronizacaoDisciplina;
  • Horario;
  • SituacaoResultado;
  • Documento;
  • RegraCalculoMedia;
  • ConvenioTurma;
  • FormaIngresso;
  • RegraMatricula;
  • TipoCurso;
  • TipoOcorrencia;
  • OcorrenciaFixa;
  • TipoAtividadeComplementar;
  • AproveitamentoAtividadeComplementar;
  • ConfiguracaoAssinaturaEletronica;
  • EADCategoria.

Ao acessar um polo, e abrir o cadastro de curso, é exibida a aba “Polos de oferta”, nesta aba são configurados os polos em que o curso é ofertado. São apresentados nesta listagem, todos os polos que fazem parte do grupo do polo aberto. Por padrão do sistema o polo está desmarcado, portanto para ofertar um curso é necessário acessar o cadastro de curso, e realizar essa configuração de oferta para os polos.

No cadastro de turmas, é apresentada a aba “Polos de oferta”, nesta aba são apresentados os polos em que a turma pode ser ofertada. Esta aba traz por padrão os valores configurados no cadastro do curso. Assim sendo, ao realizar o cadastro de uma nova turma, essa aba vem com os valores que foram definidos no cadastro do curso. Traz por padrão os polos que foram ofertados o curso, e os mesmos já vêm marcados como ofertados na turma. Permitindo ao usuário desmarcar a oferta da turma em um determinado polo, caso desejar.

Cadastro da Turma:

• Regra:
  
  • Se o curso não é ofertado em um determinado polo, ao cadastrar turmas deste curso, na aba “Polos de oferta”, não são apresentados polos em que o curso não é ofertado;
  • Os polos da aba “Oferta de polos”, vêm com o valor padrão marcado, conforme a configuração do cadastro do curso;
  • Se uma turma já foi cadastrada e o curso deixar de ser ofertado em um polo específico, a turma permanecerá com a oferta ativa no sistema. Nesse caso, o usuário deve acessar o cadastro da turma e desmarcar a opção de oferta. Isso ocorre pois, no momento da criação da turma, o curso ainda estava disponível para aquele polo;
  • Ao clonar uma turma, todas as configurações serão copiadas, inclusive a configuração de oferta de polos da turma.

No menu Ofertar polos nos cursos, é possível realizar a oferta de cursos por lote. Necessário conceder acesso ao menu para o usuário, através da aplicação “administração security”, para os clientes que não possuem acesso a essa aplicação, solicitar ao suporte da edusoft.

No menu de oferta de polos nos cursos, são apresentados todos os cursos cadastrados no grupo de unidades (indiferente dos polos). Assim é possível selecionar os cursos desejados e Ofertar/Excluir ofertas para os polos. No campo “Polo de Origem”, é selecionado o polo desejado para realizar a configuração, conforme o curso selecionado.

Oferta do curso

Ao selecionar o “Polo de Origem”, e desmarcar a opção “Oferta o polo nas turmas do curso”, ao clicar nos botões “Ofertar Polo e/ou Excluir ofertas”, são ofertados/excluídos os polos somente dos cursos. Após executado o processo, é apresentada a mensagem de sucesso.

Oferta do curso na turma

Ao selecionar a opção “Oferta o polo nas turmas do curso”, é habilitado o campo “Período letivo para as turmas”, para selecionar o período letivo das turmas.
Ao selecionar o polo de origem, a opção “Oferta o polo nas turmas do curso”, “Período letivo para as turmas” e selecionando o curso, ao clicar no botão “Ofertar Polo ou Excluir ofertas”, todas as turmas do curso selecionado, são ofertadas ou excluídas as ofertas para o polo informado.

Processo de matrícula

Para novas matrículas realizadas em polos, no passo ingresso após a seleção do curso é apresentado o campo para a seleção do polo (são apresentados apenas os polos em que o curso selecionado esteja sendo ofertado). Após a seleção do polo, ao dar sequência ao processo de matrícula, informando os outros campos e clicando no botão “próximo”, na próxima aba, são apresentadas na seleção das turmas, apenas as turmas que estão com o curso sendo ofertado para o polo selecionando anteriormente.

Matrícula individual

Para a matricula individual, estando logado em um polo, são apresentadas as turmas que possuem ofertas no polo. Por exemplo, turmas que possuem a oferta do curso nos polos um e dois, são apresentadas estando logado no polo um. No entanto se a turma não estiver sendo ofertada no polo um (unidade logada), a mesma não é apresentada para a seleção (não sendo permitido digitar a mesma no campo de turma). Assim sendo a regra é:

• Turma sendo ofertada no polo logado:
  
  • Sim: então apresenta a turma e permite matrícula.
• Turma sendo ofertada no polo logado?
  • Não: então a turma não é apresentada e não permite realizar matrícula.

Note que a validação observa os polos em que a turma é ofertada e não o polo/unidade que foi feito o seu cadastro.
Exemplos abaixo: Todas as turmas apresentadas possuem ofertas no Polo um(logado). Porém existe a turma 555, que não é apresentada na lista, isso ocorre pois essa turma não esta sendo ofertada no polo um.

Turma não sendo ofertada no polo um.

Ao ofertar a turma no polo um, a mesma é apresentada no polo um para realização de matrícula individual.

Quando o aluno tiver matrícula em um polo, no ingresso do aluno, é apresentado o polo que o aluno possui o ingresso.

Foi disponibilizado no ingresso do aluno, um novo processo, que permite realizar a troca do polo de estudos do aluno. Este processo permite que seja alterado o polo de estudos do aluno para outro polo em que a turma do aluno é ofertada, sem alterar a turma de estudos do aluno. Abaixo constam as configurações e operações necessárias para a realização da troca do polo:

Financeiro

Na regra de matrícula que esta sendo utilizada para a turma, na aba transferência, há o bloco de configuração com o nome “troca de Polo”. Neste bloco são configurados a ação que o sistema deverá fazer com relação as parcelas no momento em que for trocar o polo de um aluno.

• Opções:
  • Inativa contrato financeiro antigo: Ao realizar a troca de polo, o contrato do polo anterior do aluno, será inativado;
  • Mantém parcelas no contrato antigo: Ao trocar de polo, as parcelas do aluno permanecerão no contrato do polo anterior;
  • Transfere parcelas para novo contrato(Independente de ter ou não título): Todas as parcelas do aluno, que estão no contrato do polo anterior serão transferidas para o contrato do polo atual;
  • Parcelas em aberto: Transfere apenas as parcelas abertas;
  • Parcelas em aberto a vencer: Parcelas em aberto e a vencer serão transferidas para o novo contrato. As parcelas já vencidas não serão enviadas para o novo contrato;
  • Novo contrato mantém responsável(is) e desconto(s)/acréscimo(s) do contrato antigo: Manterá o responsável, desconto/acréscimos, do contrato anterior.

Ingressos do aluno

No ingresso do aluno, é apresentada a opção “Trocar polo de Ensino”, quando o aluno possuir ingresso ativo, e oferta de curso ativa para a unidade de ingresso. Ao clicar nesta opção, é apresentada uma janela para que o usuário informe o Polo de ensino de destino e o motivo da troca de polo. Esses dois campos são de preenchimento obrigatório. Somente polos que estejam ofertados na turma com a matrícula mais recente do ingresso do aluno, considerando a data da efetivação da matrícula serão apresentados para seleção.
Ao realizar o processo, o aluno terá o seu polo alterado, porém, mantendo o ingresso, curso e turma. No caso do contrato financeiro, será gerado um novo contrato financeiro no polo de destino e respeitará as configurações realizadas na regra de matrícula utilizada na turma.

• Não são transferidas as parcelas se:
  • Não identificar a mesma conta financeira no polo de destino, conforme compartilhamento;
  • Não identificar o mesmo desconto/acréscimo no polo de destino, conforme compartilhamento;
  • Não identificar o mesmo plano de pagamento no polo de destino, conforme compartilhamento;
  • Não identificar as mesmas ocorrências financeiras no polo de destino, conforme compartilhamento;
  • Não identificar a mesma conta bancária no polo de destino, conforme compartilhamento;
  • Parcela já possuir baixas parciais;
  • Parcela já estiver contabilizada;
  • Parcela for gerada a partir de um requerimento;
  • Parcela for gerada a partir de multa de biblioteca.

Da mesma forma, não será atualizado o título, sendo o mesmo cancelado, se a parcela for transferida de polo e a conta bancária utilizada no título não for compartilhada entre os polos.

Remanejamento

O processo de remanejamento de turmas irá observar se a unidade/polo logada pertence a um grupo de unidades utilizado para polos. Caso pertença, será permitida a seleção de turmas de outros polos, conforme as configurações de compartilhamento da turma, observando que a turma pode ser de outra unidade, mas é ofertada no polo atual de ingresso do aluno. Se a turma não estiver sendo ofertada para o curso no polo atual de ingresso do aluno, a mesma não será apresentada na pesquisa para seleção. Ao realizar o remanejamento para uma turma de outro polo, não será mudado o polo de ingresso do aluno.

Visualização de alunos por polo

Nas telas do diário eletrônico da disciplina, ao carregar uma disciplina de um polo é apresentado o filtro “Polo de ensino”, e na lista de alunos, ao lado do nome do alunos, é exibido o polo do aluno. A digitação das notas e frequência permanecem a mesma, tendo apenas que trocar o polo no filtro “Polo de ensino” para acessar os alunos de outro polo com matrículas na mesma turma e realizar a digitação das notas e faltas. Quanto ao processo de encerramento de diário, ao encerrar o diário, o mesmo é encerrado em todos os outros polos que a turma da disciplina é ofertada. Na tela, são apresentados os polos em que a turma é ofertada.

Os alunos são exibidos conforme o polo que o aluno estuda. Caso houverem alunos de diversos polos matriculados em uma mesma turma, para visualizar será necessário trocar o polo no filtro de “Polo de ensino”.
Alunos polo 1:


Alunos polo 4:

Registro de frequência

A tela de registro de frequência também possuirá as mesmas regras da tela de digitação de notas. Necessitando usar o filtro de “Polo de ensino” para acessar os alunos matriculados de outros polos na turma. Os polos apresentados também seguem a mesma regra.

Frequência dos alunos do polo 1:

Frequência dos alunos do polo 4:

Portal do Professor

No portal do professor, no registro de frequência dos alunos serão exibidos na listagem todos os alunos da turma/disciplina que são lecionados pelo professor. Mesmo se o professor não tiver liberado acesso a um determinado polo, em que ele possui alunos, os alunos serão apresentados na listagem. Ao encerrar o diário pelo portal do professor em um determinado polo, o diário será encerrado também em todos os polos que possuí alunos matriculados, sem a necessidade de acessar cada polo para o encerramento.

Registro de frequência

Digitação de notas

Na digitação de notas, irá respeitar as configurações do Mentor Web, para que o professor possa digitar notas, terá que ter liberado acesso aos polos. Para digitar as notas de alunos de outros polos deve-se utilizar o filtro de “Polo de ensino”, filtrando assim os alunos de cada polo. Os polos são exibidos de acordo com os polos ofertados no cadastro da turma.

Liberando o polo 4 para o professor, pois o mesmo tem aluno no polo 4 para a digitação de notas.

Acessando o polo 4 para a digitação das notas.

No processo de geração/exportação de dados para o censo superior, no campo 05 do registro 42 em que envia-se o código do polo do curso à distância, quando no tipo de curso se tratar de um curso à distância será identificado a unidade/polo vinculada ao ingresso para então buscar os dados da pessoa jurídica vinculada à unidade.
Regra do censo: “Este campo é obrigatório e somente será enviado se o curso for de modalidade “Curso a distância”.



Gerando a exportação para o MEC

Foi enviado o código no mec da pessoa jurídica vinculada a unidade do polo. Abaixo a pessoa jurídica do polo que foi gerado o censo.