Processo de assinatura eletrônica de documento

Através da integração com a ferramenta de assinatura eletrônica de documentos será possível configurar a assinatura dos contratos gerados a partir do processo de matrícula para assinatura eletrônica do mesmo, tanto por parte da instituição quanto do aluno.

Confira abaixo alguns pré-requisitos, configurações necessárias e orientações de uso da integração.

• A Instituição deve possuir uma conta ativa em uma das plataformas disponíveis para envio dos documentos;
  • Contratar Plataforma de assinaturas Edusoft
  • Contratar plataforma de assinaturas Clicksign
• Configurar a integração com a plataforma de assinatura contratada;
  • Configurar integração de assinatura eletrônica de documentos na plataforma Edusoft
  • Configurar integração de assinatura eletrônica de documentos com ClickSign
• Configurar documento para assinatura eletrônica: Configurar documento para assinatura eletrônica no processo de matrícula;
• Dados cadastrais dos signatários: No cadastro de pessoa física de todos os signatários configurados no documento para assinatura é obrigatório o preenchimento do campo e-mail, sem o e-mail cadastrado na pessoa física não será possível vincular o signatário ao contrato e enviar o convite de assinatura do documento.

A integração de assinatura eletrônica de documentos ocorrerá somente através de um processo de matrícula/rematrícula, tanto via secretaria(somente no módulo Acadêmico) quanto Portal do aluno.

Na finalização do processo de matrícula, caso a integração esteja habilitada e configurada, o sistema verificará se há algum documento pendente para o aluno que exija assinatura eletrônica. Com base nos signatários configurados e com e-mail cadastrado, será enviada uma solicitação ao sistema de assinatura para criar o contrato, vincular os signatários e notificá-los para a assinatura.
No momento do envio, o sistema irá gerar o relatório de contrato configurado no cadastro de documento em formato .PDF e este arquivo será utilizado pela ferramenta de assinatura eletrônica para adição das assinaturas.

• Para saber mais sobre o processo de assinatura do documento na plataforma de assinatura Edusoft, clique aqui.

• Para saber mais sobre o processo de assinatura do documento na plataforma Clicksign, clique aqui.

Durante o processo de assinatura, o documento receberá automaticamente o status “Aguardando aprovação”, e toda a gestão das assinaturas ocorrerá na plataforma de assinatura. Quando todos os signatários assinarem ou o prazo expirar, a plataforma enviará o documento assinado e seu status ao Mentor. Abaixo estão os detalhes de cada status e ação possíveis no documento.

O documento ficará neste status durante todo o período em que o documento estiver aguardando as assinaturas na plataforma Clicksign.

Se todos os signatários vinculados ao documento na Clicksign concluírem a assinatura, a Clicksign enviará o documento assinado para o Mentor, que automaticamente o considerará aprovado e alterará seu status para “Entregue”.

Quando um documento é finalizado manualmente na plataforma de assinatura, ele é enviado ao Mentor com o status de “Entregue”, mas permanece “Aguardando aprovação”.

Quando um documento é cancelado na plataforma de assinatura ele também será cancelado no Mentor e volta para o status “Pendente”.

Ainda será possível realizar a aprovação manualmente pelo Mentor como já era feito antes e anexar o documento assinado e digitalizado manualmente.

Será possível também realizar a reprovação do documento manualmente pelo Mentor e incluir o motivo da recusa como já era feito antes.

O envio do documento ao final do processo de matrícula será realizado através do Processo Background com o identificador Mestre Aluno. O processo verificará se existe documentos com assinatura pendente e realizar a integração dos mesmos.

Se houver algum erro no momento da integração que impeça o envio do documento, será possível consultar o log de erro através da tela de Processo Background, consultando pelo Processo Assinatura Eletrônica, selecionando o status desejado.
Caso seja realizada uma matrícula\rematrícula em lote o sistema criará um Processo para cada aluno, e dentro do processo do aluno estarão contemplados todos os documentos daquela matrícula/rematrícula, caso haja mais de um.

Abaixo segue algumas situações que não estão contempladas nesta integração:

• Se o aluno perdeu o prazo para assinar o documento, ou houve um cancelamento manual dos mesmo via Mentor, o contrato será cancelado e deverá ser gerada uma nova matrícula para envio do novo documento. Não será possível enviar o mesmo documento novamente para assinatura;
• Não será possível retransmitir o processo background caso tenha falhado apenas uma parte dos documentos;
• O Mentor não controla o processo de assinatura, somente receberá o status final quando o documento for finalizado na plataforma de assinatura;
• Será possível enviar para assinatura eletrônica somente contratos de matrícula;
• O envio do documento é realizado apenas através do processo de matrícula/rematrícula no Portal do aluno ou Secretaria (somente no módulo Acadêmico);
• Se a matrícula do aluno for cancelada no Mentor, o documento ficará pendente na plataforma de assinatura até o prazo máximo para assinatura. Após esse período, o documento será automaticamente encerrado na plataforma Clicksign.

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