Controle de Acesso via catraca - Magikey

Através da integração com a ferramenta Magikey será possível automatizar o processo de envio de informações de usuários e controle de acesso às catracas com base no status de todos os alunos, professores, funcionários e demais colaboradores. Desta forma todos os cadastros serão realizados e gerenciados pelo Mentor e integrados automaticamente para a Magikey;

• O sistema Mentor Web deve estar na versão 7.8.1 ou superior;
• A Instituição deve possuir a instalação do sistema Magikey configurada e ativa;
• Se a ferramenta Magikey já estiver em uso pela instituição, solicitar à Magikey uma planilha com os dados cadastrados no seu sistema. Os dados serão comparados com os cadastros no Mentor e os registros faltantes serão cadastrados no Mentor pela instituição.
• Solicitar a Magikey uma limpeza na base para que todos os usuários pré-existentes e os “novos usuários” sejam inseridos através da integração;
• Configurar a integração com a Magikey : Configurar integração de controle de acesso Magikey

A integração de controle de acesso será acionada para inclusão, edição e exclusão de controle de acesso conforme o status dos cadastros no Mentor. Abaixo segue os momentos em que a integração será acionada e suas especificidades:

As integrações ocorrem sempre que houverem alterações na matrícula/ingresso do aluno, de forma automática. Ou seja, se for criada uma matrícula para o aluno ele será enviado como ativo para o sistema de controle de acesso. Se for cancelado uma matrícula/ingresso, ele será inativado no sistema de controle de acesso, desde que não tenha outro ingresso/matrícula ativa.

O aluno somente será integrado quando o status do ingresso estiver Ativo. Para alunos de colégio, já vai direto para o sistema de controle de acesso, e não é obrigatório que ele possua e-mail.

Já para alunos de graduação, é obrigatório que possua e-mail institucional cadastrado no MentorWeb. Com isso, ao integrá-lo, o sistema de controle de acesso dispara um e-mail para o aluno, e ele terá que realizar seu auto cadastro acessando o link contido no e-mail. Neste link, serão solicitados: Nome, Sobrenome, Cpf, RG, Foto e Senha para acesso. Após realizar o auto cadastro, o aluno receberá um e-mail para que faça a confirmação do seu cadastro. Após esta confirmação, o aluno fica ativo no sistema de controle de acesso.

A integração de alunos ocorrem nos seguintes processos:

• Matrícula
• Rematrícula
• Alteração no status do ingresso / matrícula
• Processos de cancelamento de matrícula (cancelamento, trancamento, transferência, desistência…)
• Cadastro de pessoa (quando informado um grupo especial)
• Tela de exportação para controle de acesso

Ao realizar a integração do aluno, é verificado em qual grupo ele se encaixa de acordo com as configurações realizadas. Se ele não se encaixar em nenhum grupo, não será vinculado ao sistema de controle de acesso, ou se já estiver lá, ele será desvinculado.

A integração ocorre ao realizar o cadastro de uma ocupação para o colaborador. Caso o colaborador possuir apenas data de admissão, ele será encaminhado como ativo para o sistema de controle de acesso. Caso o colaborador possuir data de demissão, e não possuir nenhuma ocupação sem data de demissão informada, ele será desvinculado do sistema de controle de acesso, ou caso não esteja lá, não será vinculado.

Ao realizar a integração do colaborador, é verificado em qual grupo ele se encaixa de acordo com as configurações realizadas. Se ele não se encaixar em nenhum grupo, não será vinculado ao sistema de controle de acesso, ou se já estiver lá, ele será desvinculado.

Nas configurações do controle de acesso, é possível definir o setor, onde neste caso ao enviar o colaborador para o sistema de controle de acesso, se o colaborador estiver vinculado à este setor será enviado para lá conforme o grupo respectivo. Porém, se na configuração tive um registro onde não tenha o setor informado, e o colaborador não se encaixou em nenhum grupo de acesso, este colaborador será integrados no grupo respectivo a configuração que está sem o setor informado.

No cadastro de pessoa física, quando a pessoa é aluno, na aba “Aluno”, há o campo “Grupo de acesso especial”. Por padrão, não é definido nenhum grupo especial de acesso para o aluno. Ou seja, o grupo é definido para ele de acordo com a configuração na qual ele se encaixa. Porém, em determinados casos, a instituição pode definir um grupo especial para o aluno. Um exemplo, quando o aluno é de colégio e as crianças podem sair da escola sem um responsável. Porém, determinado aluno só pode sair com a presença de um responsável. Então, este determinado aluno estará em um grupo distinto dos demais. Para definir isso, basta informar o grupo especial neste campo. Caso o aluno futuramente possa voltar a se encaixar no grupo normal dele, basta apenas remover o grupo especial do cadastro da pessoa, deixando o campo vazio.

Há uma tela ainda para realizar a exportação geral para o sistema de controle de acesso. Nesta tela, para alunos, será possível informar os filtros: Período letivo, Curso, Turma, Disciplina e aluno. Para colaboradores, será possível informar os filtros: Setor de trabalho, data de admissão e pessoa.

Esta tela deverá ser utilizada quando o cliente começar a utilizar o controle de acesso, para que carregue no sistema de controle de acesso todos os alunos/colaboradores que poderão possuir acesso.

Atenção: os filtros informados nesta tela servem apenas para buscar as pessoas que serão integradas. Porém, as pessoas que entrarem nos filtros não necessariamente serão integradas no grupo em questão. Ou seja, selecionei “Aluno”, e demais filtros. O aluno “João da Silva” entrou no filtro. Porém, ele é também colaborador. Neste caso, o aluno “João da Silva” será integrado no grupo de aluno e também no grupo de colaborador.

Abaixo segue algumas situação que não estão contempladas nesta integração:

• Não haverá controle de presenças e faltas com esta integração;
• O controle de acesso não será utilizado no Processo seletivo e ENEM. Quando ocorrem estes eventos a catraca deverá ser “baixada” e o candidato não vai passar pela catraca;
• Não foi tratado a exclusão do cadastro de aluno ou colaborador. Nestes casos será tratado como bloqueio de acesso ou data de validade do acesso;
• No caso de alteração do e-mail do usuário (chave). A alteração deverá ser feita nas duas pontas e não será integrada automaticamente;
• A reutilização de e-mail não poderá acontecer. Ou seja, se um aluno já utilizou determinado e-mail, não pode fornecer este e-mail para outro aluno. Exemplo: [email protected]. Só o primeiro João Silva que receber este e-mail poderá utilizá-lo. Isso porque o e-mail é a chave para o controle de acesso e está diretamente ligado à pessoa.

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