Entrega de Documentos

Importante: A tela grava os documentos automaticamente ao clicar no botão “Iniciar o envio”. Isso torna o processo mais rápido e seguro, eliminando a necessidade de clicar no botão “Gravar” na tela principal.

Todos os documentos permitem que sejam anexados quaisquer tipos de arquivos referente ao mesmo, porém, quando um documento possui a opção de arquivo digitalizado como obrigatório, a entrega é permitida somente quando houver arquivo anexado. Para anexar um arquivo ao documento, deve-se clicar no ícone de clips, que abre uma janela para que seja anexado o arquivo. Ao anexar o arquivo, o documento é marcado automaticamente como entregue e o ícone é atualizado, sendo necessária a gravação para efetivar a operação.
Quando a entrega for de um tipo de documento comprobatório ao anexar o documento PDF, o sistema irá converter automaticamente o arquivo para PDF/A1, conforme a exigência do MEC para os documentos comprobatórios.

Filtros

A tela apresenta apenas um filtro Ver documentos, onde deve-se informar qual situação de documentos quer visualizar, veja abaixo a explicação sobre as opções necessárias.

Pendentes: apresenta os documentos que o aluno ainda não entregou ou então os que foram reprovados. Quando for reprovado, terá uma justificativa no mais info.

Importante: Na versão 08.00.00.00 foi incluso ao clicar no +info a opção de “Excluir registros de entrega” e ao clicar irá remover todos os registros de entrega, observações, recusas e anexos.

Entregues: apresenta os documentos que já foram aprovados ou selecionados como entregues. Neste filtro, é possível desmarcar um documento de entregue, neste caso basta clicar sobre a opção entregue, retirando a seleção da flag, com isso o sistema irá solicitar uma justificativa de tal ação.

Aguardando aprovação: apresenta os documentos que foram enviados pelo aluno, no processo de matrícula/rematricula. Somente com esse filtro selecionado será possível realizar a aprovação ou reprovação dos documentos com anexo dos alunos. Para aprovar(1), deve marcar a flag Aprovar e para reprovar(2) selecionar a flag Reprovar, ao selecionar esta opção abrirá uma caixa de justificativa. Veja abaixo os exemplos:

Importante: Aprovação de documentos entregues está ligada diretamente a rotina de efetivação de matrícula, ou seja, caso o aluno que esteja com status de “pré-matrícula” faça o pagamento da taxa de inscrição no curso E entregue os documentos obrigatórios para matrícula, porém estes constem com status de “aguardando aprovação”, o sistema não efetivará sua matrícula justamente pelo fato dos documentos ainda não terem sido aprovados. Portanto, é fundamental que a instituição de ensino faça este controle diário com base nos documentos que encontram-se com status de “Aguardando aprovação”.

Todos : apresenta todos os documentos, de todas as situações acima, porém sem a possibilidade de aprovar como no filtro anterior. Ainda é possível selecionar como “entregue” ou desmarcar se necessário.

Funcionalidade disponível a partir da versão 08.00.00 do sistema.

Histórico de Reprovações : apresenta todos os documentos que possuíram recusas/reprovações, sejam manuais ou através de documentos reprovados enviados para assinatura digital.

Importante: A partir da versão 08.00.00.00 ao repousar o mouse em cima da informação do curso, o sistema apresenta a informação do concurso ao qual se originou o ingresso.

Funcionalidade disponível a partir da versão 07.10.00 do sistema.

Quando um aluno possuir mais de um ingresso no mesmo curso, porém em unidades diferentes, caso exista dois documentos iguais, porém para os ingressos diferentes, deverá ser mostrado em tela a unidade respectiva daquele documento. Por exemplo:

Ingresso A unidade A
DOC CPF.
Ingresso B unidade B
DOC CPF.

Então para estes casos, será apresentada uma coluna de unidade para cada um desses, conforme imagem abaixo:

Porém, quando não houver nenhuma duplicidade, a tela permanecerá como era antes.

Importante: A partir da versão 08.00.00.00 ao repousar o mouse em cima da informação do curso, o sistema apresenta a informação do concurso ao qual se originou o ingresso.

Download dos XML´s e histórico escolar digital: É possível realizar o download dos arquivos XML´s clicando no ícone do anexo desejado. O sistema iniciará o download no computador.

Reprovação dos XML´s e histórico escolar digital:
Ao selecionar um documento do tipo xml (histórico, documento do diplomado ou diploma), e selecionar a opção de reprovar o mesmo o sistema automaticamente irá reprovar todos os outros xml´s que tenham correlação com ele. Durante o processo de reprovação o sistema irá exibir em tela uma mensagem informativa ao usuário. No caso das IEs que expedem e registram ao reprovar um xml todos os outros xml do grupo serão reprovados. Já para as IE que apenas expedem, ao selecionarem o xml do histórico ou do documento do diplomado, serão reprovados apenas esses dois que fazem parte do mesmo grupo de xmls. Como o xml do diplomado vem da registrado este, para realizar a reprovação precisará ser feita individualmente.

Funcionalidade disponível a partir da versão 08.00.00 do sistema.
Ao informar no cadastro do documento um tipo de extensão para o mesmo. Ao realizar a entrega deste documento o sistema irá validar esse tipo extensão. Caso o tipo de extensão não for a mesma que esta no cadastro do documento o sistema irá exibir uma mensagem ao usuário e o documento não poderá ser anexado na entrega.

Entregar documentos sem periodicidade

A partir desta versão, foi criada uma nova função chamada “Entregar documentos sem periodicidade”. Para verificar todos os detalhes, clique aqui

A partir da versão 08.06.00.00 os documentos com periodicidade “a cada ingresso” são identificados com a data de ingresso, pois assim, nos casos ingressos duplicados no mesmo curso, é possível identificar de forma ágil o último ingresso do aluno o qual deve ser feita a entrega dos documentos.

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