Revisando as configurações para utilizar o processo de matrícula - Em construção

Esta documentação é dedicada a ajudar a verificar se os passos e informações necessários para fazer o processo de matrícula estão cadastrados corretamente. Verifique na ordem em que se estabelece nesta documentação, e após concluir que está tudo correto conforme as necessidades, comece a utilizar o processo!

É importante configurar regras para definição dos prazos, pois é nele que é configurado os cursos que estarão disponíveis para realizar a matrícula/rematrícula, se irá permitir que calouros utilizem o processo, se permite outros cursos e turnos e dentre outras configurações que são essenciais para que o processo funcione. Caso não esteja configurado o prazo para definição dos prazos, o sistema apresentará a seguinte mensagem: “Regras de prazo não definido. Entre em contato com a secretaria.”

A sequência de turma deve ser configurada, para que seja possível informar a próxima turma em que o aluno deve avançar. Ou seja, com a sequência de turma, se o aluno está cursando a turma A no ano de 2021, em 2022 estará cursando a turma B, e é esta sequência que deve estar configurada no sistema.

O plano de pagamento deve estar configurado corretamente, para que este apareça no momento da matrícula/rematrícula, é necessário que ou o curso ou a turma ou o subnível de ensino estejam informados nos campos na aba “Filtros”, caso não tenha nenhum parâmetro deste informado, não aparecerá um plano de pagamento e assim, não será possível gerar o financeiro do aluno no momento da matrícula/rematrícula.

No calendário deve ser criado um evento com os períodos de rematrícula que serão realizados na instituição. Esta configuração é necessária pois é ali que é informada a data inicial e final do processo de rematrícula, podendo também, informar um horário de início e um horário final, e desta forma, o processo somente ficará disponível quando estiver dentro das datas e horários programadas, passado o horário, não será mais possível realizar rematrícula.

Para que seja possível informar o tipo de evento no calendário acadêmico, é necessário que este esteja cadastrado posteriormente no menu Tipos de Evento, com o nome Rematrícula ou Matrícula.

Se a instituição trabalhar com datas para secretaria, é necessário que as datas estejam informadas corretamente. Se a tentativa de matrícula/rematrícula estiver fora da data configurada para a secretaria, não será possível realizar a matrícula/rematrícula, pois o sistema irá validar estas informações também. Caso não seja informado período, não haverá bloqueio. Ressaltamos que no subnível de ensino deve estar marcado o campo “Verifica prazos para secretaria realizar matrícula” para que a validação das datas informadas para a secretaria sejam validadas.

Para os processos de matrícula/rematrículas que são por escolha de disciplinas, deve-se ser verificado se a turma para o período desejado tem a turma lançada, com as disciplinas configuradas e o cronograma lançado para que seja possível realizar a matrícula/rematrícula. Este procedimento é importante pois se o processo for com escolha de disciplinas por data, as disciplinas somente aparecerão se o cronograma tiver sido configurado além de avisar em caso de horários conflitantes e quando atinge o limite de vagas da disciplina foi atingido.

Quando o processo de matrícula for configurado com escolha de disciplina, a origem do aluno sendo como rematrícula manual a regra de matrícula deve obrigatoriamente estar configurada como disciplina no campo “Regime matrícula” para que o processo possa funcionar, caso não esteja funcionando corretamente, o sistema emitirá a seguinte mensagem: “Não existem disciplinas disponíveis para a matrícula”.

Para que o processo de matrícula/rematrícula funcione corretamente, é necessário liberar as actions no módulo Security, são eles: Toda action com o nome “Passo” que estiver dentro do módulo Aluno, é necessário que esteja liberado.

1. Passo: Seleção de alunos
2. Passo: Aceite
3. Passo: Informações de Ingresso
4. Passo: Escolha de turma
5. Passo: Escolha de disciplinas
6. Passo: Financeiro
7. Passo: Documentos entregues
8. Passo: Relatórios
9. Liberar a action cadastrada com o nome do processo de matrícula/rematrícula da instituição
   

Quando liberada a action para o perfil desejado, somente quem tem esta action liberada que poderá utilizar a funcionalidade liberada, os demais, não terão acesso. Ressaltamos que não é necessário liberar as actions com a nomeação “Passo” toda vez que for criado um processo de matrícula/rematrícula, somente é necessário dar permissão de acesso ao processo de matrícula, pois com ele, é criado a nova action (quando cadastrada uma opção de menu).

• É sempre importante lembrar-se de manter os documentos que serão gerados no processo de matrícula/rematrícula atualizados. Todo final de ano, por exemplo, é importante verificar se os contratos estão corretos conforme a necessidade da IES, se não estiver, abra um chamado para nossa equipe de Suporte especificando as necessidades de atualizações no contrato e estes tomarão as devidas providências. Ressaltamos também, que o ideal é a instituição começar a revisar estes detalhes antes (3 meses antes, por exemplo) de começarem as matrículas/rematrículas a fim de evitar quaisquer tipos de transtornos na instituição.

• Os alunos devem estar com o período de matrícula ATIVO para que seja possível realizar a rematrícula.

Ainda há dúvidas? Se você preferir retire suas dúvidas com o nosso suporte, clique aqui e abra um chamado para atendimento.

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