Cadastro de processo de matrícula/rematrícula

Nova tela disponível a partir da versão 07.09.00 do sistema.

No GIF abaixo, é possível visualizar como utilizar a tela de cadastro de processo de matrícula:

A descrição/nome do processo de matrícula deve ser bem intuitivo, por isso, recomendamos inserir na descrição, um passo que será utilizado nesse processo de matrícula/rematrícula, a fim de facilitar na hora de pesquisá-lo e utilizá-lo. Por exemplo: Matrícula Individual - Sem financeiro - Matrícula Definitiva.

Nas abas abaixo, segue o detalhamento dos demais campos, bem como, instruções de como configurar um processo.

No cadastro do processo, é necessário informar como será o processo de matrícula/rematrícula. Os campos obrigatórios possuem um asterisco (*) ao lado do nome de cada campo. Abaixo, segue o detalhamento de cada campo:


Descrição: neste campo deve ser informado o nome do processo, ou seja, sua identificação.
Tipo de seleção: este campo é utilizado para indicar se as matrículas/rematrículas serão geradas em lote ou individual.

• Individual: se selecionada esta opção, a matrícula/rematrícula será feita aluno por aluno.
  
• Lote: se selecionada esta opção, é possível realizar a rematrícula com vários alunos de uma única vez. Ressaltamos que somente é possível realizar processos em lote quando não for com novos alunos, pois trata-se da primeira matrícula. Logo, a opção em lote é utilizada apenas para processos de rematrículas.
  

Origem dos alunos: neste campo, é necessário informar a origem dos alunos:

• Inscrição em curso: neste caso, deve ser informado “Inscrição no curso”, quando o aluno realizou inscrição no curso disponibilizado pela instituição, através do módulo de “Inscrição”.
• Novo aluno: neste campo deve ser informada esta opção, para realizar matrículas de novos alunos, ou seja, a primeira matricula no curso do aluno.
• Inscrições/chamadas em concursos: é necessário informar esta opção no campo, caso o aluno for aprovado em um processo seletivo disponibilizado pela instituição.
• Pré-matrícula: a instituição pode utilizar um processo de matrícula que deixe os alunos com situação de pré-matrícula, e posteriormente, utilizar um processo que efetive a matrícula dos alunos, deixando-os com a matrícula ativa.
• Prospect: caso a instituição utilize o módulo prospect, é possível criar um processo de matrícula com a origem dos alunos sendo deste módulo, para que a informação do ingresso seja informada corretamente e saber que sua origem vem do módulo.
• Rematrícula com sequência de turma: neste caso, somente será utilizado quando for rematricula, e a instituição desejar que a rematrícula seja com sequência de turma. Exemplo: em 2022 o aluno está na turma A e em 2023 ele irá para a turma B, esta é a sequência de turma. Geralmente este processo com sequência de turma é utilizado para instituições de ensino infantil/fundamental/médio. Ao selecionar esta opção, serão habilitadas duas outras opções que são:
  • Quando a turma possui subturma, não exibe a subturma, e realiza a matrícula na disciplina sem a mesma
  • Permite rematrícula com ingresso concluído
• Rematrícula manual/individual: neste caso, a rematrícula será individual, ou seja, aluno por aluno.
• Transferência de unidade: neste caso, deve ser informado, caso o aluno tenha se transferido de outra unidade da mesma rede de ensino através do processo de transferência externa.
  

Tipo de processo: deve ser informado o tipo de processo, para definir se a matrícula do aluno ficará como ativa logo que finalizar o processo, ou se ficará como pré-matrícula e ficará como ativa caso pague a primeira parcela.

• Matrícula definitiva: o aluno fica com a matrícula ativa, sem a necessidade de pagar a primeira parcela da matrícula para ficar como ativo, por exemplo.
• Pré-matrícula: sua matrícula não está 100% confirmada, a instituição pode configurar para que o aluno tenha que pagar a primeira parcela para que sua matrícula fique como ativa, por exemplo.
  

Consentimento: neste campo é possível vincular um termo de consentimento previamente cadastrado em Módulo Comum > Configurações LGPD.
Informações: neste campo, é possível inserir informações como: instruções pertinentes ao processo de matrícula/rematrícula, instruções de como realizar a matrícula/rematrícula, mensagem de boas-vindas, entre outras informações que julgam-se necessárias aparecerem no início do processo de matrícula/rematrícula. Estas informações serão exibidas antes do início do processo de matrícula. Veja abaixo um exemplo de mensagem de boas-vindas juntamente com uma instrução, no portal do responsável:

as opções dos passos do processo de matrícula podem ser alteradas conforme a seleção nos campos: tipo de seleção, origem dos alunos e/ou tipo de processo.

Quando o tipo de seleção for: individual (se a seleção for em lote, os campos abaixo não serão apresentados), a origem dos alunos for: inscrição em curso, novo aluno, pré-matrícula e/ou prospect e tipo de processo: pré-matrícula, os seguintes campos são apresentados em tela:

Permite rematrícula com ingresso concluído: ao selecionar estará permitindo a realização de rematrícula de alunos com situação do ingresso como concluída.
Envia notificação da primeira pré-matrícula: caso marcado, enviará notificação nas pré-matrículas realizadas.

Quando o tipo de seleção for: individual, a origem dos alunos: processo seletivo e o tipo de processo: pré-matrícula, os seguintes campos são apresentados em tela:

Requerimento para destrancar aluno: é possível selecionar um requerimento para destrancamento do aluno.
Permite alterar o curso/turno para efetivação de matrícula: permite alterar o curso ou turno para a efetivação de matrícula.
Lista candidatos já matriculados na tela de seleção: lista os candidatos já matriculados na tela de seleção.
Permite rematrícula com ingresso concluído: ao selecionar estará permitindo a realização de rematrícula de alunos com situação do ingresso como concluída.
Envia notificação da primeira pré-matrícula: caso marcado, enviará notificação nas pré-matrículas realizadas.

Quando o tipo de seleção for: individual, a origem dos alunos: rematrícula com sequência de turma ou rematrícula manual e o tipo de processo: matrícula definitiva ou pré-matrícula, os seguintes campos são apresentados em tela:
Requerimento para destrancar aluno: é possível selecionar um requerimento para destrancamento do aluno.
Quando a turma possui subturma, não exibe a subturma, e realiza a matrícula na disciplina sem a mesma: se marcado, quando a turma possui subturma, não exisbe a subturma e realiza a matrícula na disciplina sem a mesma.
Permite rematrícula com ingresso concluído: ao selecionar estará permitindo a realização de rematrícula de alunos com situação do ingresso como concluída.

Quando o tipo de seleção for: individual, a origem dos alunos: transferência de unidade e o tipo de processo: matrícula definitiva ou pré-matrícula, os seguintes campos são apresentados em tela:
Permite rematrícula com ingresso concluído: ao selecionar estará permitindo a realização de rematrícula de alunos com situação do ingresso como concluída.

Nestes campos, são realizadas as configurações dos processos de matrícula/rematrícula, sendo que pelo menos um deles deve estar marcado para conseguir cadastrar um processo, caso contrário, o sistema solicitará que seja marcado pelo menos uma opção.

Seleção dos alunos/pessoas: é possível selecionar o aluno desejado para realizar a matrícula/rematrícula.
Cadastro do responsável/pessoa: esta opção é utilizada para que no momento da matrícula/rematrícula seja possível atualizar os dados dos responsáveis do aluno, como endereço, e-mail, telefone, entre outros. Geralmente, esta opção é indicada para instituição de ensino infantil, fundamental e médio. Ao clicar no link +info, serão habilitadas as opções abaixo:

• Interface de cadastro: é possível customizar a tela de cadastro através de uma interface de cadastro para a secretaria. Esta interface deve ser criada no módulo gerador de interface, ou então utilizar a tela padrão do sistema.
  
• Interface de cadastro para portal do responsável: é possível customizar a tela de cadastro através de uma interface de cadastro para o portal do responsável. Esta interface deve ser criada no módulo gerador de interface, ou então utilizar a tela padrão do sistema.
  

Cadastro do aluno/pessoa: esta opção é utilizada para que no momento da matrícula/rematrícula seja possível atualizar os dados do aluno, como endereço, e-mail, telefone e etc. Ao clicar no link +info, serão habilitadas as opções abaixo:

• Interface de cadastro: é possível customizar a tela de cadastro através de uma interface de cadastro para a secretaria. Esta interface deve ser criada no módulo gerador de interface, ou então utilizar a tela padrão do sistema.
• Interface de cadastro para portal do aluno: é possível customizar a tela de cadastro através de uma interface de cadastro para o portal do aluno. Esta interface deve ser criada no módulo gerador de interface, ou então utilizar a tela padrão do sistema.

Escolha de curso: esta opção deve ser marcada quando houver a possibilidade de poder escolher o curso que o aluno será matriculado/rematriculado. Esta opção apenas será apresentada quando no campo “Tipo de seleção” é “Individual” e no campo “Origem dos alunos” é “Novo aluno”. Para saber mais sobre, acesse sobre escolha de curso.

Escolha da turma: esta opção deve ser marcada quando houver a possibilidade de poder escolher a turma que o aluno será matriculado/rematriculado. Geralmente, esta opção é utilizada quando há uma sequência de turma.

Documentos entregues: esta opção incluí um passo no processo de matrícula/rematrícula onde será possível inserir os documentos, este passo se disponibilizado na portal do aluno se comporta de uma maneira, e se disponibilizado na secretaria, de outra. Clique sobre a opção desejada para verificar as particularidades.

Relatórios: é possível adicionar relatórios no processo de matrícula, para que sejam gerados juntamente com a matrícula dos alunos. Contrato de Prestação de Serviços e Requerimento de Matrícula com relação das disciplinas que o aluno está matriculado, são os relatórios mais utilizados nestes casos, por exemplo. Ao marcar esta opção, será habilitada a Aba Relatórios.

Nas próximas abas, segue o detalhamento dos demais passos do processo (Aceite, Escolha de disciplinas e Financeiro).

Aceite: é possível configurar o processo de matrícula/rematrícula com um Aceite, onde a instituição pode colocar os termos da matrícula e o aluno deve clicar em aceitar para dar continuidade na sua matrícula/rematrícula. O texto do aceite pode ser fixo, digitando no campo termo para matrícula ou adicionado documentos gerados através do gerador de interface.

Ao clicar no link +info, serão habilitadas as opções abaixo:

• Registra aceite da matrícula para alunos com impedimentos.
• Permite assumir a responsabilidade do novo contrato no portal do responsável: Quando marcado, no portal do responsável a pessoa logada irá assumir a responsabilidade pelo contrato na rematrícula, tanto na escolha de disciplina como na escolha de turma. Vale ressaltar que os descontos vinculados a outros responsáveis do contrato anterior não serão replicados para o novo contrato, apenas se for o mesmo responsável do contrato anterior. No portal do responsável, quando for realizar a rematricula do aluno, o passo aceite, passa a exibir o nome do responsável pelo contrato. Veja aqui.
• Termo de matrícula do Gerador de Interface: documentos gerados através do gerador de interface, onde as informações podem ser dinâmicas, ou seja, a informação pode variar de aluno para aluno. Exemplo: no campo nome será um campo curinga que trará o nome do aluno/responsável que está realizando a matrícula. Acesse a documentação Criando uma interface HTML para utilizar no passo Aceite do processo de matrícula para saber mais.
  
• Termos para matrícula: a instituição pode digitar as informações e estas serão fixas e não irão variar conforme o aluno/responsável que estiver realizando a matrícula/rematrícula.
  

Escolha de disciplinas: há a possibilidade ainda, de ter escolha de disciplina, geralmente utilizado pela Graduação, o aluno irá escolher as disciplinas disponíveis e irá realizar sua matrícula em cada uma delas.

Ao clicar no link +info, serão habilitadas as opções abaixo:

• Visualização por horário: se configurado para visualizar por horário, o aluno visualizará uma tela com os dias da semana e as disciplinas, para que saiba o que irá cursar em cada dia da semana. Para visualizar um processo de rematrícula com esta funcionalidade, clique aqui. A partir do segundo 00:19 até 00:26 é possível visualizar esta operação sendo realizada.
• Visualização por disciplina: o aluno pode visualizar as disciplinas que deseja realizar a matrícula. Para visualizar um processo de rematrícula com esta funcionalidade, clique aqui. A partir do segundo 00:27 é possível visualizar esta operação sendo realizada.
• Visualização padrão: quando a instituição trabalha com as duas funcionalidades (visualização por horário e visualização por disciplina) há a possibilidade de configurar a tela que aparecerá primeiramente quando o aluno acessar a tela para escolha da disciplina.
  • Por horário: se selecionada esta opção, a primeira tela a aparecer será a tela de escolha de disciplinas por horário, onde aparecerão os dias da semana e as disciplinas que podem ser selecionadas.
  • Por disciplina: se selecionada esta opção, a primeira tela a aparecer, será a tela de escolha de disciplinas, onde aparecerão as disciplinas em formato de lista com um campo de seleção e o aluno poderá escolher em qual se matricular.
• Permite escolha de disciplinas sem horário: se marcada esta opção, será possível que o aluno realize sua matrícula em disciplinas que não foram adicionadas ao cronograma de aula.
• Permite alterar a matrícula depois da confirmação: é possível que o aluno realize alterações em sua matrícula. Exemplo: aluno matriculou-se na disciplina A, mas devido a um ocorrido, o aluno não poderá comparecer no dia/horário em que esta disciplina ocorre, e por isso, terá que remover a disciplina de sua grade.
• Matrícula a cada seleção de disciplina: a cada disciplina que o aluno selecionar, automaticamente estará matriculado, sem a necessidade de selecionar todas as disciplinas que deseja e posteriormente clicar em “Próximo” para realizar a matrícula.
• Disponibiliza lista de espera em disciplinas com vagas esgotadas: o sistema habilitará uma lista de espera para as disciplinas que tiveram suas vagas todas preenchidas, em caso de desistência ou outros ocorridos, o próximo aluno da lista será chamado para realizar a sua matrícula.
• Permite matrícula sem disciplina: esta opção serve para alunos que ainda não sabem quais disciplinas irão cursar, mas querem manter o vínculo com a instituição, posteriormente, quando definidas as disciplinas desejadas, os alunos podem realizar matrícula nas disciplinas.
  

Financeiro: é possível configurar o financeiro para ser gerado já no momento de realizar a matrícula/rematrícula dos alunos, como as mensalidades, apostilas e etc. Para isso, é necessário configurar os planos de pagamento e vincular uma das opções: curso, turma ou subnível de ensino.

Ao clicar no link +info, serão habilitadas as opções abaixo:

• Permite alterar descontos/acréscimos e responsáveis: este campo deve ser marcado caso a instituição permita que os descontos e acréscimos sejam alterados pela secretaria, portal do aluno e responsável, sem a haver necessidade de ser encaminhado ao financeiro da instituição.
• Parcelas de geração: quando o processo de matrícula/rematrícula gera financeiro, é possível configurar as parcelas de geração deste processo.
  • Parcela inicial e final: parcelas de geração, deve ser informado a parcela inicial e final que serão geradas para os alunos durante o processo de matrícula.
    

• Parcela de impressão: é possível configurar as parcelas que terão seus títulos gerados e impressos durante o processo de matrícula. Os boletos serão gerados em tela para que o aluno possa efetuar o pagamento destes.
  • Parcela inicial e final: deve-se configurar a parcela inicial e final que terão os títulos gerados e apresentados em tela para o aluno.
    

No passo Financeiro, também é possível configurar a geração de parcela e título da parcela de inscrição, na qual efetiva a matrícula do aluno automaticamente assim que ele efetuar o pagamento. Acesse o link Matricular automaticamente para saber mais.

• Emissão de NFSE: também é possível determinar a emissão da NFSE (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) no ato da matrícula do aluno, na tela de geração de parcelas a receber, ao clicar no link e serão habilitados as seguintes opções:

No contrato financeiro do aluno também pode-se determinar a emissão da NFSE com a marcação desta opção .

Quando selecionado o Tipo de Seleção Individual e a origem do aluno for Rematrícula com sequência de turma ou Rematrícula manual, o sistema apresentará o seguinte campo:

• Quando a turma possui subturma, não exibe a subturma, e realiza a matrícula na disciplina sem a mesma: este campo deve ser utilizado quando o aluno e/ou secretaria não puderem escolher a subturma no momento da rematrícula, desta forma, não será listado as subturmas no momento da rematrícula e a matrícula será efetuada somente na turma principal, posteriormente será ensalado na subturma.
  

É possível realizar alteração das mensagens de pendência financeira através do processo de matrícula, e para alterá-la, basta customizar a mesma através do banco de mensagens.

Abaixo o script que deverá ser utilizado para alteração das mensagens:

Bloqueio:

Chave da mensagem: processoMatricula.msg.customizavel.bloqueioPendenciaFinanceira

Valor padrão do sistema: Matrícula bloqueada, pois você possui pendências. Entre em contato com a instituição informando o código PFXXXX.

Alteração de mensagem de bloqueio:

UPDATE TB_MESSAGE SET ME_MESSAGE_CLIENT = 'COLOCAR AQUI A MENSAGEM DE BLOQUEIO' WHERE ME_KEY = 'processoMatricula.msg.customizavel.bloqueioPendenciaFinanceira'

Aviso:

Chave da mensagem: processoMatricula.msg.customizavel.avisoPendenciaFinanceira

Valor padrão do sistema: Você possui parcelas em aberto. Verifique sua situação financeira.

Alteração da mensagem de aviso:

UPDATE TB_MESSAGE SET ME_MESSAGE_CLIENT = 'COLOCAR AQUI A MENSAGEM DE AVISO' WHERE ME_KEY = 'processoMatricula.msg.customizavel.avisoPendenciaFinanceira'

Na aba Regras/Prazos do processo, é possível definir para qual tipo de pessoa o processo será aplicado, bem como, informar qual regra de prazo será utilizada no processo.


Tipo pessoa: deve ser informado o tipo de pessoa (aluno/secretaria) que poderão ter acesso aos processos de matrícula/rematrícula.

• Aluno: o processo de rematrícula estará disponível somente no portal do aluno/responsável, e desta forma, somente este poderá realizar o procedimento.
• Secretaria: o processo de matrícula/rematrícula estará disponível somente para ser realizado pela secretaria, e desta forma, somente este poderá realizar o procedimento.
• Ambos: o processo de matrícula/rematrícula estará disponível para ambos (secretaria/aluno) realizarem o processo de matrícula/rematrícula.

Regra de prazo: deve ser informada a regra de prazo cadastrada previamente na tela de Regras para Definição dos Prazos.

Excluir: para excluir a regra cadastrada, basta clicar no ícone de lixeira, disposto ao lado esquerdo do campo Tipo pessoa.

Nesta aba, é possível adicionar relatórios ao processo de matrícula, para que estes sejam gerados juntamente com a matrícula dos alunos.

Para configurar, siga as instruções abaixo:

Cód. relatório: neste campo, deve-se vincular um relatório. Contrato de Prestação de Serviços e Requerimento de Matrícula com a relação das disciplinas que o aluno está matriculado, são os relatórios mais utilizados nestes casos, por exemplo.

Descrição: é possível adicionar uma descrição para o relatório.

Funcionalidade disponível à partir da versão 07.10.00 do sistema.

Documento pessoal: caso esteja habilitada a configuração de assinatura eletrônica de documentos, é possível definir para cada relatório selecionado, um documento que será enviado para ser assinado eletronicamente na plataforma configurada no documento. Clique no link assinatura eletrônica de documentos para saber mais.

• Os processos de matrícula, assim como as regras para definição de prazos possuem filtro de compartilhamento, ou seja, o administrador do sistema pode definir se os registros serão exclusivos de cada unidade, compartilhados por unidades do mesmo grupo ou compartilhado para todas as unidades.
  

• Quando o aluno é matriculado, o sistema gera seu contrato financeiro de forma automática, sem a necessidade da secretaria realizar este cadastro manualmente.
  

• Se no cadastro de Subnível de ensino, campo Perfil de usuário para aluno com matrícula efetivada estiver configurado o perfil de aluno, quando o aluno for matriculado, automaticamente será gerado um perfil de usuário de aluno para ele.
  

• Após a matrícula ser concluída, deve-se gerar a senha de acesso ao portal para os alunos/responsáveis a partir da rotina de Geração de senha para novos alunos.