Como configurar e utilizar o Chat
Um dos mais importantes recursos do sistema para a comunicação com alunos e pais, ou entre funcionários da instituição é o chat. O chat permite uma comunicação simplificada entre os alunos, responsáveis dos alunos, professores, coordenadores e setores, atendendo as diversas necessidades diárias das instituições de ensino. Em linhas gerais, o chat é configurado e executado da mesma forma que outros processos, cabendo a instituição de ensino, definir as configurações, controles e restrições de acordo com as necessidades.
Pré-requisitos para a utilização do chat:
- Informar a configuração de chat no subnível de ensino OU Informar a configuração de chat no curso;
- Curso com turma e matrículas;
- Turma em andamento (Data atual deve estar entre as datas de inicio e fim da turma).
O chat permite a troca de mensagens:
- De aluno/responsável para professores/coordenadores/setores;
- De professor para responsável/aluno;
- De setor para setor/aluno/responsável;
- De coordenador para responsável/aluno.
Cadastro de configuração do chat
É necessário que o sistema possua uma configuração de chat, caso contrário, não será possível se comunicar.
Vínculo de configurações de chats com cursos e subníveis
Há disponível um campo para a seleção da configuração do chat no cadastro do curso (aba básico) e nas configurações de subnível de ensino (aba acadêmico).
Para a configuração do subnível de ensino, acessaremos a rotina Configuração > Subnível de ensino, campo para selecionar a configuração de chat.
Para a configuração do curso, acessaremos a rotina de cadastro de curso, aba básico, combo para selecionar a configuração de chat.
Não é necessário que ambos os cadastros possuam configuração de chat definidas. Para instituições de ensino que utilizam uma única definição de configurações de chat, válida para todos os seus cursos(*), basta vincular a configuração de chat nas configurações de subnível de ensino e o chat passa a estar disponível para todos os usuários envolvidos de todos os cursos deste subnível de ensino.
Caso a instituição de ensino prefira definir regras distintas para os cursos, pode criar diversas configurações de chat e vincular individualmente em cada curso.
Vínculo de configuração de chat com setores de trabalho
Outra possibilidade de utilização do chat é para a comunicação interna entre a equipe da instituição. Para isso, primeiramente é necessário que no cadastro de pessoa física dos usuários, estejam definidos os setores ao qual estes pertencem. Tendo os usuários com os setores devidamente vinculados, o próximo passo é definir os setores que podem se comunicar por chat.
No cadastro de setores de trabalho, há campo para a seleção da configuração do chat. O campo é opcional, mas se a IES optar por utilizar estes recursos do chat, é necessário selecionar a configuração.
Para configurar, é necessário acessar Módulo Comum > Cadastro > Setores de trabalho > Combo de configuração de chat .
Configuração do chat: deve-se especificar qual configuração de chat o setor utilizará. Quando setores possuem configurações diferentes, eles não conseguirão se comunicar via chat.
Configurando a abertura de chats por alunos e responsáveis
Para disponibilizar a abertura de chats nos portais do aluno e do responsável, é necessário as opções abaixo sejam configuradas:
Configurando a abertura de chats por professores e coordenadores
Da mesma forma, para disponibilizar a abertura de chats nos portais do professor e do coordenador, é necessário as opções abaixo sejam configuradas:
Configurando setores disponíveis na abertura de chats por alunos e responsáveis
Para iniciar chats com os setores pelo portal do responsável e do aluno, além da permissão para abertura de chats, é necessário que o setor esteja vinculado à configuração de chat:
Com essas configurações, o aluno e seus responsáveis poderão iniciar chats com os setores informados nesta tela.
Para cada setor pode-se definir opcionalmente a faixa de horário de atendimento e uma mensagem ao usuário do chat em caso de envio de mensagem fora do horário de atendimento do setor.
Pode-se definir também se o atendimento corre somente em dias úteis e se o setor também poderá abrir chat com alunos e responsáveis.
Configurando a abertura de chats entre setores
Necessário preencher o campo “Encerra automaticamente chats entre setores após ___ horas sem envio de mensagens”:
Além disso, é necessário que a pessoa possua setor vinculado na ocupação da aba “Colaborador/professor”.
Vale ressaltar que esse setor vinculado à pessoa, deve possuir uma configuração de chat no seu cadastro de setores de trabalho.
Disponibilizamos documentações que explicam a abertura de chats. Para saber mais, consulte a opção desejada: