Processo Seletivo de Bolsa de Estudos

Primeiramente deve-se cadastrar a configuração de inscrição a ser utilizada no processo seletivo ao qual define-se em linhas gerais as notificações enviadas nos processos da inscrição, os passos e formulários da inscrição, questionário, dentre outras informações.

OBS:Lembramos que para seguir os passos abaixo, deve se ter configurado o processo de inscrição, caso alguma dúvida clique aqui

Caso a instituição de ensino utilize processos seletivos distintos para a renovação de bolsas e para novos bolsistas, na aba geral pode-se informar para o processo de renovação de bolsas, a função FUNC_VERIFICA_BOLSISTA no campo função de validação específica (ou criar uma função personalizada com as regras da instituição), que verifica se o candidato que está se inscrevendo possui bolsa no período anterior, impedindo que novos bolsistas se inscrevam em processos específicos para renovação de bolsa.

Quanto as notificações realizadas no processo, verifique a aba E-mail.

Na aba Passos da Inscrição, define-se a utilização de formulário para o responsável, se necessário.

Você pode também configurar um documento para aceite de bolsa na aba Documentos para assinatura. Nesta aba é possível configurar o relatório e também o documento para assinatura eletrônica e o documento que será entregue após a assinatura de todos os signatários.

Todos os processos seletivos precisam ao menos de um componente de avaliação, cabendo à instituição de ensino definir qual(is) será(ão) necessário(s) para o processo.

Para processos de concessão de bolsas, normalmente um componente de avaliação (com digitação por total de pontos) para pontuar o índice de carência é utilizado. Em alguns cenários, um componente eliminatório de checagens também pode ser utilizado. Este teria a função de eliminar um candidato que não cumpriu alguma exigência do processo, como o envio de algum documento, preenchimento de algum campo da ficha ou outra exigência. Este componente posteriormente é configurado com pontuação de 0 a 1, sendo o mínimo exigido 1. Outros componentes conforme a necessidade também podem ser configurados.

Deve-se depois, clicar no +info e desmarcar a opção utiliza prova caso esteja marcada.

A próxima configuração necessária é a criação de formas de seleção seguindo os passos aqui

Em seguida, deve-se cadastrar o concurso (processo seletivo), no qual define-se as configurações abaixo:

• Subnível de ensino e período letivo dos cursos oferecidos. É importante destacar que caso a oferta das vagas não seja por curso, pode ser necessário criar um subnível de ensino e cursos específicos para a definição de vagas específicas por fase ou segmento, de acordo com a necessidade.
• O concurso também deve ser criado sem utilizar classificação individual e inativando candidatos de chamadas anteriores ao gerar novas chamadas.
• Pode-se vincular um edital ou manual de orientações do processo de concessão de bolsas.
• Por fim, na aba forma de seleção, define-se a forma seleção utilizada.

Para acessar e configurar acessar o modulo Processo seletivo > Concursos e para saber mais informações clique aqui

A instituição pode cadastrar dois concursos (processos seletivos) distintos, sendo um para bolsistas realizarem a renovação da bolsa e outro para novos candidatos concorrerem a bolsa. Importante reforçar que para o anos ou semestres posteriores, novos concursos devem ser criados, de acordo com a ocorrência na instituição de ensino.

Todo concurso (processo seletivo) precisa ter configurada uma etapa. Nesta configuração inclui-se os componentes de avaliação cadastrados na etapa de cadastro de componentes de avaliação.

O próximo passo é fazer a oferta dos cursos disponíveis para inscrição no processo seletivo e a definição das vagas por curso. Note que um processo para concessão de bolsas não trata-se da inscrição em cursos propriamente, mas mais diretamente da definição da quantidade de bolsas disponíveis por curso.
É comum que a instituição de ensino tenha a definição da quantidade de bolsas de diversas formas, que podem ser apenas uma quantidade geral de bolsas disponíveis para toda a instituição de ensino, ou quantidade de bolsas disponíveis por curso, ou ainda por fase (série, ano). Nestes casos, é necessário criar previamente cursos específicos para esta finalidade de definição de vagas. Nestes casos, sugere-se criar um subnível de ensino específico que pode ser chamado de “Bolsas” e configurar um módulo no sistema idêntico ao módulo acadêmico utilizado, para então criar estes cursos específicos. Por exemplo: Se a instituição de ensino possui um curso de ensino fundamental, mas oferece uma quantidade de bolsas para cada ano, então neste módulo, deve-se criar os cursos “Ensino fundamental 1º ano”, “Ensino fundamental 2º ano”… “Ensino fundamental 9º ano”. Desta forma, pode-se incluir todos estes cursos no processo seletivo e definir as vagas individualmente. Este cursos serão utilizados apenas para fazer a inscrição dos candidatos bolsistas e não serão utilizados para cursar efetivamente. Mas se as vagas são definidas para o curso como um todo e não por fase, não é necessário realizar este processo complementar, podendo ser feita a oferta diretamente dos cursos e a sua definição de vagas.

Neste passo então, é necessário realizar a oferta de cursos para o processo seletivo de bolsa. Para saber mais informações clique aqui

Uma nova tela foi criada especificamente para processos seletivos de concessão de bolsas. Nesta nova configuração, define-se quais são as bolsas utilizadas no processo.

Primeiro escolhe-se o concurso (processo seletivo de concessão de bolsas) cadastrado a partir dos filtros.

Na primeira aba define-se as bolsas utilizadas no processo a partir da seleção no campo desconto.
No campo Percentual do desconto, define-se o percentual de bolsa que é concedido ao candidato aprovado no processo, caso o candidato não possua percentual diferente em seu formulário individual do processo.
Pode-se também informar opcionalmente a faixa de valor mínimo e máximo de renda per capita familiar para recebimento da bolsa. Caso informado, o processo verifica no formulário individual do processo do candidato se a renda per capita familiar informada está dentro da faixa informada para conceder a bolsa. A Validade inicial e final, também podem ser informadas e ao incluir a bolsa no contrato do aluno, o sistema vai preencher esta validade.

A finalidade da segunda aba é relacionar os cursos da oferta com o curso que efetivamente deve-se criar o contrato financeiro e incluir a bolsa, como por exemplo, quando são criados os cursos “Ensino fundamental 1º ano”, “Ensino fundamental 2º ano”… “Ensino fundamental 9º ano”, e vinculados na oferta de cursos do processo pela necessidade de definir as vagas por fase. Neste caso então, tratam-se de cursos criados apenas para esta finalidade, mas o contrato financeiro com a bolsa, deve ser criado para o curso “Ensino Fundamental” e portanto, deve-se para cada um dos cursos da oferta de cursos, definir em qual período letivo e em qual curso vão ser criados os contratos financeiros com a bolsa. Note que a criação dos contratos financeiros vai ocorrer em lote pelo sistema a partir de uma tela que o usuário faz o comando.

• Campo chamado oferta, apresenta as ofertas de curso cadastradas no processo seletivo selecionado.
• Campo período letivo, para geração do contrato financeiro com bolsa.
• Campo curso, para geração do contrato financeiro com bolsa. apresentando somente cursos ativos.

Importante destacar que estas configurações permitem controles (identificar bolsistas para eventuais processos de renovação de bolsa) e automatização de processos (criação do contrato financeiro com a bolsa concedida). Contudo se não utilizar esta opção, o processo ainda pode ser feito, sendo criados os contratos financeiros com a bolsa manualmente pelo usuário.

A partir deste momento, o processo está configurado e os candidatos podem ser inscritos dentro do período de inscrições configurado no concurso. Caso o processo seletivo para concessão de bolsas seja apenas para alunos com bolsa realizarem a renovação e esteja configurada a verificação de bolsista, no momento que o cpf do aluno for informado, a verificação é feita, bloqueando a inscrição, caso não seja identificada bolsa no período anterior.

• Verificação: Conforme as bolsas configuradas na tela anterior, para o ano do período letivo anterior em relação ao ano do período letivo da inscrição do candidato (caso o período letivo do processo seletivo possua ano e semestre, vai considerar ano e semestre na verificação do período anterior) verifica se o candidato possui uma das bolsas configuradas. Caso possua, será permitida a inscrição do candidato.

No processo de inscrição, o responsável vai informar os dados cadastrais, se configurado o passo nas configurações da inscrição:

Em seguida os dados do candidato vão ser preenchidos, de acordo com o formulário configurado:

E então os documentos solicitados deverão ser enviados pela pessoa que está realizando a inscrição.

Os demais passos como a escolha do curso, responder um questionário complementar e confirmar a inscrição, também podem ocorrer de acordo com as configurações realizadas. A confirmação da inscrição será feita por e-mail para o candidato, ou para o responsável, se este passo estiver configurado.

Após as inscrições, a equipe da instituição vai fazer a conferência, o acompanhamento e todos os procedimentos necessários para cada candidato, de acordo com o processo da instituição de ensino.

No que diz respeito ao acompanhamento, foi disponibilizada uma tela para o registro de pareceres do candidato, que permite realizar algumas ações:

• A partir do link na parte superior, acessar o formulário com os dados cadastrais preenchidos pelo candidato;
• Identificar e atualizar o status da inscrição do candidato de acordo com o estágio que a mesma se encontra (inicia com inscrição não revisada);
• Bloquear/liberar alterações no formulário pelo candidato em seu portal;
• Registrar pareceres da entrevista com o candidato e parecer final do processo;
• Definir a bolsa concedida e o percentual da bolsa a cada candidato. Note que além da bolsa poder ser definida nesta tela, também é definida nas configurações do processo de concessão de bolsas. Neste caso o sistema sempre vai considerar primeiramente a bolsa definida para o candidato, só utilizando a bolsa do processo se o candidato não possuir bolsa definida nesta tela.

A equipe liberando alterações no formulário do candidato, permitirá que o candidato ou seu responsável (de acordo com a configuração do processo), faça as alterações necessárias nos dados preenchidos no formulário a partir do seu acesso.

Além do registro de pareceres e dos dados do formulário, a equipe da instituição de ensino pode também acessar os documentos enviados pelo menu de inscrições realizadas.

Outros documentos disponíveis à equipe para fazer a gestão e acompanhamento dos candidatos são o histórico de bolsas do aluno, que apresenta o histórico de bolsas que o aluno possuiu nos períodos anteriores e também o relatório de acompanhamento de inscrições no processo de concessão de bolsas, que apresenta os alunos inscritos no concurso(processo seletivo) e o seu status atual, dentre os status que fazem sentido no processo de concessão de bolsas: (Inscrição não revisada, Inscrição aguardando reunião presencial, Inscrição aguardando visita domiciliar, Inscrição aguardando análise da comissão, Inscrição eliminada e Processo de revisão finalizado). Além destes documentos, outros documentos poderão ser disponibilizados conforme a necessidade da instituição, a partir da sua confecção pelo módulo gerador de interfaces ou entrando em contato com o nosso suporte .

Após o acompanhamento de todo o processo do candidato, deve ser feito o lançamento da pontuação do candidato. No caso da instituição ter critérios exatos e bem definidos, também é possível personalizar uma nova tela e procedimento de cálculo, para que o cálculo da pontuação seja automático e o lançamento das notas seja feito em lote. Para isso será necessário configurar um procedimento com os critérios da fórmula utilizada pela instituição de ensino.

Uma vez que o lançamento da pontuação pontuação já tenha sido efetuado para todos os candidatos do processo, deve ser rodada a classificação do processo. Este processo vai vincular a pontuação final a cada candidato, assim como classificar ou desclassificar os candidatos de acordo com o mínimo de pontuação configurado para os componentes de avaliação. Note que pode ser que todos os candidatos sejam classificados, mas nem todos tenham direito a bolsa, pois a definição das bolsas não é feita pelos classificados, mas pelas vagas. Desta forma, somente os melhores classificados, de acordo com a quantidade de vagas para bolsas disponíveis serão chamados para as últimas etapas do processo.

Uma vez que os candidatos estejam classificados, deve-se rodar a chamada dos candidatos. Este processo fará a seleção dos melhores classificados de acordo com as vagas para cada oferta de curso do concurso (processo seletivo). Estes candidatos então estão pré-selecionados para as etapas finais do processo que vão variar de acordo com a instituição de ensino. O primeiro processo a ser feito junto com a chamada, é a notificação dos candidatos (ou seus responsáveis), para a realização das etapas finais.

• A partir da chamada dos candidatos, se vinculado documento para assinatura de contrato ou aceite de bolsa, pode-se então na notificação solicitar a assinatura, que pode ser presencial ou pela plataforma de assinaturas, se também configurada.
• Se não houver a necessidade de assinatura de documento, o passo seguinte é conceder a bolsa de estudos ao candidato, seja em contrato financeiro existente ou com a criação de um novo contrato financeiro. Ainda este processo, pode ocorrer manualmente, ou em lote pela nova tela que é detalhada mais abaixo, de acordo com os critérios de seleção da bolsa.

IMPORTANTE: No caso de haver desistências entre os candidatos pré-selecionados para receber a bolsa, e por consequência ainda haver vagas disponíveis após o término do processo, uma segunda chamada pode ser rodada, fazendo com que as vagas remanescentes dos candidatos que não tiveram a bolsa confirmada, fiquem disponíveis para os próximos candidatos classificados de acordo com a pontuação e então esta fase do processo se repete com notificação, assinatura do contrato e inclusão da bolsa em contrato financeiro. Outras chamadas poderão ser realizadas até o preenchimento de todas as vagas das bolsas.

Nesta etapa, é verificado se a plataforma de assinatura está configurada para uso. Se estiver, o documento para a concessão de bolsa é enviado eletronicamente para assinatura. Caso contrário, o contrato deve ser emitido para assinatura física. Após a assinatura eletrônica ou física, deve ocorrer também a marcação do documento como entregue no formulário de pessoa física do candidato (por plataforma de assinaturas a entrega é automática).

Este processo realiza a inclusão da bolsa em um contrato de financeiro de matrícula do aluno ou cria um novo contrato caso não exista.

O processo de inclusão de bolsas valida as seguintes regras:

• Verifica se o formulário de inscrição do aluno possui bolsa e percentual informados. Caso não possua então, verifica nas configurações do processo de concessão de bolsas, se há uma bolsa configurada, observando em qual faixa de renda inicial e final destas bolsas, a renda per capita do formulário de inscrição do aluno se enquadra. Se possuir informação da bolsa e percentual tanto no formulário individual quanto na configuração, prevalece sempre o formulário individual.

• Verifica se o candidato já possui contrato financeiro no mesmo ano ou ano/semestre letivo da tela de configuração das bolsas do processo seletivo no curso vinculado, conforme a oferta escolhida na inscrição do candidato. Caso não possua, será criado um novo contrato financeiro no período letivo e curso definidos nas configurações do processo de concessão de bolsas, verificando para a oferta que o candidato se inscreveu, qual é o ano e o curso e deve-se incluir a bolsa conforme a regra anterior. Caso já possua contrato financeiro criado, somente é feita a inclusão da bolsa conforme a regra anterior.

• Caso não seja possível identificar período letivo ou bolsa, não será realizado o processo para o aluno e será apresentado no log o motivo. Além do desconto e do percentual.

• Somente candidatos marcados na tela de “Inclusão de bolsas concedidas em contratos de matrícula”, serão processados. Para os candidatos em que o processo criou contrato ou incluiu bolsa em contrato existente (sucesso no processo), o processo ira alterar o status da inscrição para “matriculado”.

Procedimento: Pode-se escolher o período Letivo para filtrar processos seletivos e então deve-se escolher o concurso (processo seletivo). A opção “somente candidatos com contrato assinado”, se marcada vai filtrar candidatos que possuam entregue o documento de assinatura definido nas configurações de inscrição. Caso não haja assinatura de contratos ou termos de aceite de bolsa, pode-se manter a opção desmarcada. Serão listados então os candidatos conforme os filtros e que estejam na chamada do processo seletivo com o status “aprovado”, não trazendo candidatos com os status “cancelado” ou “matriculado”.

Após executar o processo, o sistema apresenta no log, para cada candidato, os resultados da execução do processo, se foi criado um contrato com bolsa, se foi incluída uma bolsa em um contrato já existente ou se não foi criado contrato, nem incluída bolsa.

Após o processo, é incluída a bolsa no contrato financeiro do inscrito, podendo ser verificado no link “Aplicar desconto/Acréscimo.”

Tela abaixo é referente ao link “Aplicar desconto/Acréscimo” da tela acima.

Uma vez que o contrato esteja criado para o curso correto, com a bolsa já incluída, quando for realizada a matrícula do aluno no curso, o contrato será utilizado e as parcelas serão geradas já com a bolsa concedida.