A integração automatizada com o EAD tem a finalidade de realizar integrações de alunos e professores e seus dados automaticamente com as plataformas Google for Education e Moodle. Para isso, é necessário realizar algumas configurações e cadastros no sistema para que a integração possa funcionar corretamente. Abaixo detalhamos o que é cada função e o que deve ter cadastrado no sistema para a integração.
Para que a integração automatizada com o Moodle possa funcionar, deve-se ter o parâmetro “Utiliza integração automatizada” marcada. Ao parametrizar que o Moodle utiliza a integração automatizada em suas configurações EAD, será enviado de forma automática os alunos e professores para o sistema EAD e funcionará da seguinte forma:
Turmas: A data da turma DEVERÁ estar vigente em seu cadastro, caso contrário não será realizado o processo automático de integração do aluno. Exemplo: se a tentativa de integração for para o dia 26/08/2019 e a data de término da turma for para 25/08/2019, a turma não será integrada.
Matrículas: Ao gravar uma matrícula esta será enviada ao Moodle, se a categoria de CURSO/TURMA/DISCIPLINAS ainda não existam no Moodle referente a matrícula gravada, automaticamente será criado essas categorias. Onde também será enviado os professores e então vinculará o aluno de forma automática a seu curso, turma e disciplinas.
Alunos e Professores: ALUNOS E PROFESSORES, devem atender os pré-requisitos de integração: Possuir e-mail cadastrado, possuir login e senha gerado, caso contrário, a integração automática não será realizada.
Transferência Interna e Remanejamento: Na transferência interna e remanejamento de turma, caso a turma de destino ainda não tenha categoria criada no Moodle, se sua data estiver vigente conforme item de número 1 descrito acima, será então criado a categoria da turma/disciplina e vinculado o aluno em sua nova turma.
Disciplinas da matrícula: Os processos de disciplinas da matrícula serão sincronizados de forma automatizada, somente o processo de exclusão não será contemplado. Cancelamento de disciplinas, trancamento, remanejamento de disciplina e adição de nova disciplina serão sincronizados de forma automatizada.
Consulta de processos em background: Existe no Mentor Web uma consulta que apresentará os processos Background do processo de integração de alunos no sistema EAD de forma automatizada, onde disponibilizará as informações de detalhes de processos que falharam. A consulta deve ser liberada acesso no Módulo Comum, para duas action criadas: Processo Background e Consulta background.
Cadastro de Pessoa Física: O sistema não trabalhará a nível de cadastro de Pessoa Física, ou seja, ao cadastrar uma nova pessoa física ou alterar o cadastro de um aluno, isso não será sincronizado de forma automática para o Moodle.
Forma de trabalho do sistema: O sistema trabalhará com processo em Background para realizar as integrações automatizadas, onde gravará as falhas ocorridas, processos concluídos com sucesso, e para processos em lote criará uma fila de processamento (remanejamento de turma em lote, processos de matrícula e rematrícula em lote).
Processos na Matrícula: Os processos referente a matrícula serão sincronizados de forma automática no Moodle: Transferência de turma, Desistência, Transferência externa, Cancelamento, Remanejamento de turma e Trancamento de curso.
Alteração de usuário: É realizada a atualização automática do EAD ao alterar o usuário por via dos procedimentos: publicar o usuário via cadastro de pessoa física, gerar senha através da rotina de geração senha do módulo Comum, ou então, realização da redefinição de senha. Caso o aluno ainda não tenha sido integrado, será feito a sincronização deste aluno no sistema EAD, seguindo os critérios: Se o curso/turma/disciplinas ainda não tenham categoria, estes serão criados no Moodle, desde que a turma esteja vigente.
Processo Agendado: Criado um processo no Mentor Agendador para envio de e-mail sobre inconsistências ocorridas no processo Background de integração de alunos no sistema EAD, clique aqui para obter o arquivo do processo (possui para ambos os bancos de dados). Ao importar o processo no Agendador, deverá ser configurado na aba de E-mail as informações de Assunto, qual o destinatário e o conteúdo do E-mail que será enviado. O e-mail somente será enviado quando ocorrer inconsistências, ou seja, processo de integração de aluno com sistema EAD que ocorreu falha, onde no e-mail não irá relatar informações do processo e para verificar detalhadamente o usuário deverá acessar a consulta mencionada no item Consulta de processos em background e analisar o que ocorreu.
Status da matrícula: Alunos com situação PRÉ-MATRÍCULA não serão integrados de forma automática no Moodle, somente com situação ATIVO, por exemplo: alunos de processos de matrícula com efetivação de matrícula somente após confirmação de documentos entregues e/ou pagamento de parcela, ou seja, o tipo de processo é pré-matrícula, somente serão enviados ao Moodle após sua situação de matrícula mudar para ativo, confirmando a entrega de documentos e/ou baixa da parcela.
Importante:
1 - Quando o aluno possuir ingresso em dois cursos, ou possuir disciplinas de outros cursos em sua matrícula, o sistema fará o vínculo deste aluno individualmente nos dois cursos, e vinculará corretamente ele nas disciplinas a qual pertence a outro curso, onde também seguirá a regra que criará a categoria de curso/turma/disciplinas caso não existam no Moodle e turma deverá estar vigente.
2 - O envio dos alunos não será síncrono, eles serão enviados para a fila de processamento em Background, e nestes casos, poderá levar alguns minutos para que sejam efetivamente enviados.
3 - Quando marcado o parâmetro “Exporta somente movimentos vigentes” nas configurações EAD, e é realizado a inserção de matrículas em datas anteriores a Data inicial da turma, essas matrículas não serão sincronizadas automaticamente com o EAD, onde recomenda-se que seja feio um agendamento de processo diário que execute a integração com o Moodle e que quando iniciar a turma, o sistema então realize a sincronização.
4 - O parâmetro “Enviar Turmas sem alunos/professores” nas configurações EAD somente funciona no processo de integração manual.
Confira aqui se os parâmetros necessários estão corretos no sistema para a integração:
Cadastro do Curso
Cadastro da Turma
Matricula do Aluno