O processo de verificação das pendências está basicamente dividido em dois blocos: Pendências acadêmicas e Outras Pendências.
Nas “Pendências Acadêmicas” são mostradas as disciplinas ainda não cursadas, horas de estágio por cumprir, pendências de TCC, de carga horária, de horas de atividades complementares, de créditos e todas as demais que se relacionem à parte acadêmica.
No bloco de “Outras Pendências” são mostradas as pendências de ordem financeira (parcelas em atraso) e a relação de documentos exigidos pela Instituição e que ainda não foram entregues pelos alunos ou professores (por exemplo, cópia de CPF, RG, Certidão de casamento e outros que constem da lista de documentos)
A tela para exibição das pendências é acessada através do menu Consultas/Relatórios/ Pendências, a qual disponibiliza o filtro para seleção da pessoa a ser consultada, permitindo que a pesquisa seja efetuada para todo tipo de pessoa, apenas para alunos ou apenas para professores. Para o caso de alunos e professores os filtros podem permitir que sejam visualizadas as pendências de todos os alunos de uma turma ou de todos os alunos de um curso conforme visualizado na tela a seguir:
Para detalhamento das pendências é necessário apenas um clique sobre a informação que o aluno ou professor ”possui pendências acadêmicas” e elas serão mostradas conforme a tela abaixo. A parte de documentação pendente também poderá ser acessada a partir da tela de cadastramento de pessoas, na opção “documentos”, ou a partir da opção “Entrega de Documentos” do Menu “Documentos” disponível no MÓDULO COMUM.
As pendências acadêmicas e financeiras são verificadas automaticamente pelo sistema, não havendo necessidade de cadastramentos específicos para este processo. Elas são identificadas através da verificação de grades curriculares, de aprovações ou reprovações em disciplinas, de entrega de TCC e de outros vários requisitos acadêmicos e financeiros.
Por outro lado, as pendências de documentação são verificadas através de um cadastro da documentação exigida pela Instituição, combinado com a informação de documentos entregues pelo aluno / professor. O cadastramento da documentação exigida pela Instituição é feito através do item “Documentos Pessoais” que está disponível no menu “Documentos” do módulo Comum. Ao selecionar esta opção o sistema disponibilizará a tela abaixo, onde será possível cadastrar, pesquisar ou editar qualquer tipo de documento que precisa ser entregue à Instituição, bem como a obrigatoriedade ou não de cada um.
A edição de um documento dar-se-á mediante um clique sobre o nome do documento selecionado. Para inclusão de novos documentos, a opção “novo” abrirá uma tela específica para este procedimento conforme a figura abaixo.
O preenchimento das informações da tela é um processo auto-explicativo cabendo ressaltar apenas que as informações sobre “Válido de” e “Valido até” indicam que o documento estará sendo exigido entre essas duas datas.
As demais informações, se deixadas em branco, serão válidas para todo o conjunto a que se referem. Por exemplo, se o campo “sexo” for deixado em branco significa que o documento em questão será exigido para os alunos de ambos os sexos; se o campo curso for deixado em branco, o documento será exigido para todos os alunos de todos os cursos e assim sucessivamente.
Há necessidade, ainda, de se informar sobre a obrigatoriedade do documento , marcando a caixa correspondente (obrigatório na matrícula, obrigatório na conclusão ou nenhuma das duas) e sobre a sua periodicidade selecionando uma das opções mostradas na tela a seguir:
Para que se possa chegar à documentação pendente é necessário que se faça o registro da documentação entregue pelos alunos. A opção para esse registro está disponível no menu Comum\Documentos\Entrega de Documentos . A consulta à pessoa pretendida é semelhante ao da tela de pessoa física, bastando informar o nome desejado e clicando no botão Pesquisar(F9).
Selecionada a pessoa, o processo permitirá uma visão seletiva da documentação do aluno, através da opção “Ver documento” que permitirá ver “Entregues”, “Pendentes” ou “Todos”, conforme mostra a tela abaixo. Para registrar a entrega do documento basta um clique na caixa “Entregue”.
